عميلنا العزيز

 لكل أصحاب المصانع أو الشركات الزراعية ( مصانع أغذية ، مصانع أدوية، محطات زراعية ، شركات تصدير ، ............ ألخ

هل تعاني من :

عدم وجود برنامج محاسبي دقيق وسهل وبسيط لإدارة مشروعك

نعم أعاني من مشاكل كثيرة في مشروعي

  • أتشاجر مع شركائي فى نهاية كل عام عند توزيع الأرباح ،
  • لا أستطيع أن أسجل جميع مصروفاتي في البرنامج ،.
  • عندي أصناف كثيرة جدا ولا أستطيع متابعتها .
  • أكتشف دائما أخطاء في أرصدة الأصناف فى المخازن .
  • دائما أتشاجر مع الموردين لأن حساباتهم غير دقيقة وأرصدتهم غير سليمة .
  • اكتشف أصناف راكدة في المخازن بعد مدة طويلة وأنا لا أدري .
  • دائما رصيد الخزنة اليومي غير مطابق مع إيرادات ومصروفات اليوم .
  • لا أقدر على متابعة رصيدي بالبنك  أو شيكاتي ومواعيد تحصيلها .
  • مديونياتي عند العملاء كثيرة وكثير منها يضيع ولاأستطيع تحصيله .
  • دائما يتم سرقتي بدون أن أشعر داخل شركتي أو خارجها  .
  • دائما هناك تسويات كثيرة في الأرصدة والمديونيات لعدم القدرة على متابعتها .
  • أستعين بمحاسب خارجي كل فترة لضبط الشغل عندي لكن لا فائدة .
  • عندي فروع أخرى ولا أقدر على متابعتها أو الربط بينها من خلال نظام آلي.

(El-Fiad Advanced ERP System)مكونات نظام الفياض للمنشآت التجارية والصناعية

م

اســـــم النظــام  (Module  )

1
نظـام المقبوضات والمدفوعات

( نقدية – بنوك – تسويات – عهد –  العملات الأجنبية -   الإقرارات الضريبية – الخدمات –مستندات الإيجار والعمالة ...... الخ)

2
نظام حسابات المخازن ومراقبة المخزون

( حد الطلب - بطاقات حركة الأصناف – جرد وتقييم المخزون  - المخزون الراكد – معادلة المخزون  - التحويلات والعهد -  ....الخ )

3
نظـام المبيعـات وحسابات العمـلاء

(خطط البيع – عروض الأسعار - قوائم الأسعار - طلبات البيع -  أوامر التوريد  -  حجز البضاعة - مبيعات محلية – التصــدير- حسابات العملاء - مندوبي البيع والتوزيع – حوافز المندوبين ...الخ)

4
نظـام المشتريات وحسابات الموردين

( قوائم الأسعار - طلبات الشراء - أوامر التوريد - مشتريات محلية – استـيراد –  حسابات الموردين – مندوبي الشراء ....الخ)

5
نظـام التكاليف الصناعية والإنتاج

(خطوط الإنتاج – الأقسام الإنتاجية - الأوامر الإنتاجية – المقايسات النمطـــية  - قوائم التكاليف –  التكاليف المعيارية – معدلات الإنحراف – نسب التوزيع - تكلفة الطاقة الكلية والمستغلة– توزيع المصروفات غ . م  - حسا ب تكلفة المنتج المصنع)

6
نظـام الموارد البشرية

(بيانات العاملين - كشوف المرتبات – الأجر بالقطعة – الأجر بالمدة – الأجر الشهري –  سجل الحضور و الانصراف  – اللوائح الإدارية – ضرائب الدخل )

7
الأصول الثابتة

(سجل الأصول الثابتة  – تخطيط الأصول  – شراء وإستيراد الأصول – حركة أصل- قيود الإهلاك – القسط الثابت والمتناقص – بطاقة الأصل الثابت )

8
Traceabilityالتتبع

(Batch_no – Lot_no – Traceability Reports)

1

دورة المقبوضات والمدفوعات

2

الصندوق

أيصال قبض

يتم عن طريقه استلام  اى متحصلات نقديه سواء من جهات خارج الشركه مثل العملاء او من جهات داخليه مثل متحصلات مندوبي البيع او  تسويه بعض العهد او تحويلات من البنك ... الخ

أيصال دفع

يتم عن طريقه تسجيل سداد اى التزام للشركه عن طريق الخزينه الخاصه بها مثل الموردين – المصروفات –مرتبات – تحويل للبنك ...الخ

البنوك

شيك صادر
هو سداد اى التزام على الشركه  لاى جهة عن طريق البنك  موضح به تاريخ إصدار الشيك ، تاريخ استحقاق الشيك والبنك الصادر منه والجهة المراد السداد لها.
شيك وارد

هو تحصيل اى مديوينه للشركه من اى جهه مثل العملاء عن طريق البنوك الخاصه بهم موضحا به تاريخ تحصيل الشيك والبنك المحصل منه

إشعار إضافة
بنكي

هو مستند اثبات لاى ايداعات بحسابات الشركه بالبنك مثل ايداع العملاء أو تحويلات من الخارج وعمليات التحويل من الخزينه للبنك او تمويل حساب البنك عن طريق جارى الشركاء او عمليات اضافه عن طريق البنك مثل العوائد البنكيه..الخ

إشعار خصم
بنكي

هو مستند بنكى لاثبات اى عمليات سحب  تمت على حساب البنك الخاص بالشركه او عمليات تحويل لسداد التزام على الشركه مثل سدادات موردي الخارج فى حالة الاستيراد وكذلك عمليات فتح الاعتماد المستندى او عمليات خصم يقوم بها البنك مثل سداد مصروفات البنك او فوائد .. الخ

خطاب ضمان

هناك نوعين من خطابات الضمات خطابات ضمان صادره وخطابات ضمان وارده وكلاهما مهم فى حالة تعامل الشركه عن طريق الدخول فى عمليات مناقصات او قيام جهات اخرى بعمل مناقصات داخل الشركه سواء كانت هذه الخطابات ابتدائيه أو نهائيه أو حتى دفعه مقدمة .

الخدمات

مستند إيراد

يتم عن طريقه تسجيل سداد اى التزام للشركه عن طريق الخزينه الخاصه بها مثل الموردين – المصروفات –مرتبات – تحويل للبنك ...الخ

مستند مصروف

يتم عن طريقه تسجيل سداد اى التزام للشركه عن طريق الخزينه الخاصه بها مثل الموردين – المصروفات –مرتبات – تحويل للبنك ...الخ

الأكواد الإحصائية

والتي يمكن من خلالها الحصول على تحليل أكثر لبعض الحسابات بالشركة دون اللجوء إلى هذا التحليل بدليل الحسابات مما يؤدي إلى كثرة الحسابات بالدليل مما يحدث نوع من المجهود الكبير فى التعامل مع حساباته  ( مثل تحليل بعض المصروفات البيعية مثل مصروفات السيارات بالشركات التى لديها مندوبي بيع وتوزيع  لديهم سيارات ، فيمكن معرفة تكاليف كل سيارة من الوقود – الصيانة – قطع الغيار - ….. إلخ )

نبذه عن بعض تقارير النقدية والبنوك

كشف حركه الخزينه

كشف يومى موضح به رصيد اول المده وكافه عمليات الايداع اليومى بالخزينه وايضا المسحوب  منها والحصول على رصيد النهائى للخزينه فى اخر اليوم فى تقرير  واحد .

كشوف الحساب

كشف يومى حركة حساب فى فترة معينة ، مثل كشف حساب عميل – مورد – مصروف – بنك , وبالتالي رصيد الحساب في نهاية الفترة المحددة .

كشف حساب تجميعي

في بعض الأحيان يكون للشخص أكثر من حساب بالشركة مثل عميل ومورد فى نفس الوقت ، وبالتالي يكون له أكثر من حساب فيمكن من خلال هذا الكشف اظهار الحركة الكلية وتجميعها بحيث يمكن معرفة صافى الرصيد .

تقارير الشيكات الواردة

مجموعة من التقارير التوضيحيه لكافه الحالات التى تتم على الشيكات المستلمة سواء اذا كانت تم ايداعها بالبنك , تحصيلها , تحت التحصيل او مازالت بالخزينة داخل الشركة وأيضا فى حالة تقسيم بعض الشيكات على دفعات يتم سدادها نقدا ، ويوضح قيمة كل شيك وايضا المسدد منه والمتبقى وهناك ايضا تقارير توضح بعض الحالات الاخرى مثل الشيكات التى تم ردها من البنك اوتم ارتجاعها للساحب .الخ

تقارير الشيكات الصادرة

مجموعة من التقارير التى توضح الشيكات التى تم صدورها خلال فتره معينة وتواريخ استحقاقها و ايضا الجهة التى تم صدور الشيك اليها وكذلك توضيح لحالات هذه الشيكات سواء تم سدادها ام لا ، أو أنها ارتدت إلى البنك مرة أخرى .

مذكرة تسوية البنك

التى يتم عن طريقها مطابقة الرصيد الدفترى للبنك وكشف الحساب الخاص بالبنك وما اذا كان هناك فروق بينهم وتحديد اسباب هذه الفروق سواء كانت بعض المصروفات البنكية التى لم يتم تسجيلها ام شيكات صادرة ولم يتم  تسجيل تحصيلها حتى الان.

تقارير أخرى

تقارير الأستاذ المساعد .

تقارير الأستاذ العام ( تفصيلي – إجمالي ) .

تقارير حركة الحسابات ( الرئيسية – الفرعية ) خلال شهر أو فترة معينة حيث يمكن من خلالها معرفة ( رصيد بداية الفترة – الحركة خلال الفترة – رصيد نهاية الفترة ) .

اقرار ضريبة المبيعات شهرياً .

تقرير يبين أصناف الضريبة وفئات الضريبة المختلفة .

نماذج الضريبة ( الخصم – الإضافة ) سواء المحصلة لحساب الشركة أو المحصلة لحساب    الغير .

ميزان المراجعة العام ( مجاميع – أرصدة )  .

تحليل حسابات الميزان من خلال موازين المراجعة الفرعية .

القوائم الختامية

حساب المتاجرة .

الأرباح والخسائر .

الميزانية العمومية .

قائمة المركز المالي .  

قائمة الدخل .

الميزانية النقدية .

قائمة التدفقات النقدية .

دورة المشتريات

3

طلب الشراء

الطلبات المقدمة من قبل المخازن لادارة المشتريات والتى عن طريقها يتم تحديد احتياجات كل مخزن من مخازن الشركة لسد النقص لديها مع تحديد الاصناف المطلوبة وكذلك الكميات الخاصة بكل صنف و يتم فرزها من قبل إدارة المشتريات والتى تقوم بتقديمها للإدارة العليا لاعتمادها واتخاذ الاجراءات اللازمه لتنفيذها.

عروض الأسعار

تسجيل كافة العروض المقدمة من الموردين مع تحديد المورد والاصناف التى لديه استعداد لتوريدها للشركه مع تحديد الاسعار لكل صنف ومدة التوريد وأى خصومات إن وجدت ومن خلال مقارنة العروض يتم إختيار افضل عرض  .

أمر التوريد

تقوم ادارة المشتريات باصدار امر توريد لكل مورد بناءا على اختيار افضل سعر وافضل جوده ، مع تحديد مدة للتوريد ، وذلك لسداد احتياجات ادارة المخازن المقدمة بطلبات الشراء والتى تم اعتمادها من الإدارة العليا .

فاتورة المشتريات

يقوم المورد بإرسال فاتورة الشراء للشركة بالأسعار المتفق عليها في أمر التوريد وذلك حسب الإتفاق علي كيفية السداد نقدي أم آجل ، موضح بها جميع الخصومات والضرائب سواء ضريبة المبيعات أو ضريبة الخصم , وبالتالي يتم التأثير مباشرة فى حسابات المورد والحسابات الأخرى .

أذون التسليم

يتم به اثبات استلام ادارة المخازن البضاعة الواردة اليها موضحا تاريخ الاستلام
 والمخزن الذى تم استلام البضاعه به ، وكذلك الشخص الذى قام باستلامها وبذلك يقوم باضافه الاصناف بالمخزن

دورة الاستيراد

عقد إستيراد

في بعض الأحيان عند إستيراد الشركة لأصناف نت المورد الخارجي تقوم ادارة المشتريات بالأتفاق مع المورد الخارجي بتوريد الأصناف بسعر شراء محدد وفترات التوريد خلال مدة زمنية معينة ، وشروط السداد  ،ويتم ذلك من خلال عقد إستيراد وذلك لضمان جدية التعامل ، وعدم تعرض الشركة لمخاطر نقص للمواد الخام الآزمة للتصنيع او خلافه خلال السنة

فاتورة إستيراد

يقوم المورد بإرسال فاتورة الأستيراد للشركة طبقا للعقد المبرم مع الشركة موضح بها كمية وقيمة البضاعة الواردة ، وذلك بعد فتح إعتماد مستندي من خلال البنك ، ويوضح بالفاتورة مصاريف الشحن بالعملة الأجنبية وأي مصروفات أخرى ، ويمكن توزيع مصروفات الشحن على الأصناف من خلال عدة طرق ، التكلفة أو الوزن او الحجم

كشف التخليص

تقوم الشركة بالإتفاق مع مكاتب التخليص للقيام بتسلم البضاعة من الجمارك للقيام بتسلم  البضاعة من الجمارك ، جيث يقوم المخلص الجمركي بدفع المصروفات المختلفة نثل الضريبة والأرضيات وخلافه ويقدم كشف للشركة موضح به المصروفات التي تمت  .

إذن التسليم

تقوم ادرة المخازن بأستلام البضاعة الواردة اليها بإذن إستلام ، ويتم تسعير البضاعة آليا من خلال النظام بعد توزيع جميع المصروفات بسعر الصرف الخاص بها .

حسابات الموردين

ملف كاملا لكل مورد موضحا بة اسم الشركة والعنوان وارقام التليفون والموقع الالكترونى وايضا مسئول المتابعه مع هذا المورد .

تقسيم الموردين الى موردين محليين وخارجيين .

امكانية تحديد  قائمه للاسعار خاصه بكل مورد .

خدمات مع الفاتورة مثل خدمة النقل وخلافه .

يتم التعامل مع كافة الموردين بإى وسيلة سواء نقدى او آجل .

طرق سداد مختلفه سواء نقدى عن طريق الخزينة او شيكات بتواريخ استحقاق معينة او حتى تحويلات من البنوك .

تسجيل فواتير الشراء الخاصة بكل مورد موضح بها تاريخ الفاتورة والاصناف وقيمة اى صنف وكذلك الخصومات التى بها سواء على الصنف او إجمالى الفاتورة وايضا اذا كان يتم تسجيل ضرائب مبيعات خاصه بها او ضرائب خصم ارباح تجاريه وصناعية ويتم احتساب صافى قيمة الفاتورة .

يتم عمل قيد يوميه آليا لكل فاتوره شراء او مرتد شراء بصافى الفاتورة المستحق بعد خصم اى اضافات او خصومات منها كضريبة المبيعات او ارباح تجارية وصناعية او حتى خصم على الفاتوره من قبل المورد .  

حسابات المخزون

يتم اضافه وتعريف عدد لانهائى من الاصناف وكذلك ملف خاص بكل صنف ووحدات القياس الخاصه به وكذلك حساب المخزون

امكانية تحديد عدد لانهائى من وحدات القياس.

امكانية تحديد اكتر من وحدة قياس لنفس الصنف.

امكانية التعامل مع عدد لانهائى من مخازن وفروع الشركة.

امكانية تحديد الحد الدنى والحد الاقصى للاصناف على مستوى الشركة وأيضا حد الطلب الخاص بكل صنف داخل كل مخزن من مخازن الشركة .

جميع انواع الحركات التى قد تؤثر على زيادة رصيد الصنف بالمخازن داخل الشركة  مثل حركة  ( الانتاج تام  – الإستيراد – محول اليه – مرتد بيع – مرتد تشغيل – صرف عهدة – شراء محلي ..الخ ) .

جميع انواع الحركات التى قد تؤثر على زيادة رصيد الصنف بالمخازن داخل الشركة  مثل حركة ( محول منه – صرف تشغيل – مرتد شراء – هدايا – استبدال – مصروف – تشغيل لدى الغير - بونص .. الخ ) .

 

نبذه عن بعض تقارير المشتريات والموردين

تقارير المشتريات

يمكن إستحراج كافة تقارير المشتريات على اي مستوى

أصناف

موردين

مخازن

فئات

كميات  ،،،، وذلك خلال قترة معينة .  

تقرير أقل وأعلى أسعار شراء وآخر أسعار شراء لمورد .

تقارير خاصة بطلبات الشراء ، بحيث يمكن توضيح الفروق بينها وبين أوامر التوريد .

تقارير اوامر التوريد ، بحيث يمكن توضيح الفروق بين أوامر التوريد وأذون الإستلام والفاتورة .

تقارير الموردين

امكانية استخراج كشف حساب لاى مورد فى اى وقت .

استخراج تقارير توضح اجمالى تعاملات المورد والذي يمكن من خلالها معرفة المشتريات والمرتدات لكل مورد على حدة تاريخيا ، كما يمكن إستخراج تقرير يوضح موردي صنف معين  .

إستخراج تقارير توضح الموردين الذين تجاوزت الشركة حدود الائتمان معهم

تقرير أعمار الدائنية والذي يوضح مدى الإلتزام بالسداد للموردين شهريا . ً

معدل تغطية أرصدة الموردين والذي يوضح حجم دائنية الموردين .

توفر المنظومة أيضاً تقارير بأرصدة حسابات الموردين والتسديدات لهم ، سواء نقدي أو شيكات .

مشتريات الموردين  سواء المشتريات النقدية أو الآجلة  .

يمكن إستخراج تقارير مشتريات الموردين  ، ( تفصيلي – إجمالي ) ويوضح من خلالها المشتريات من الأصناف لمورد معين أو مجموعة من الموردين لجميع الأصناف أو فئة معينة أو مجموعة معينة .

تقارير المخزون

امكانية استخراج تقارير خاصة بارصدة الاصناف بأي مخزن وفي أي لحظه .

امكانية استخراج الارصده التى اعلى او اقل او تساوى قيمة معينة داخل كل مخزن من مخازن الشركة .

امكانية تقييم المخزن سواء بمتوسط التكلفة او اخر سعر شراء بعد الخصم او حتى تقييمة طبقا لقائمه سعر بيع معينة.

امكانية استخراج بطاقه حركة لكل صنف على حدة .

تقارير معدل دوران المخزون .  

تقرير المخزون الراكد .

تقرير التحويلات بين المخازن وما اذا كان هناك فروق بينهم .

تقرير يوضح الأصناف تحت حد الطلب لكل مخزن على حده ، حيث يمكن من خلالها تحديد الأصناف المراد شرائها ، وكذلك توقيت الشراء .

دورة المبيعات

عروض الأسعار

عند طلب العملاء توضيح لأسعار بعض الأصناف التي تقوم الشركة ببيعها ، تقوم الشركة بعمل عروض اسعار للعملاء موضح بها أسعار الأصناف ومدة التوريد وشروط السداد وأي خصومات أو ضرائب يتحملها العميل .

أمر التوريد

بعد الموافقة على الأسعار المقدمة بأرسال أمر توريد للشركة بالبضاعة المطلوبة طبقا للأسعار المتفق عليها من خلال العروض المقدمة أو من خلال قوائم أسعار البيع الخاصة بالشركة .

فاتورة المبيعات

تقوم ادارة المبيعات بأصدار فاتورة بيع  بالأسعار المتفق عليها قي أمر التوريد وذلك  حسب الإتفاق على كيفية السداد نقدى أم آجل ، موضح بها جميع الخصومات والضرائب سواء ضريبة المبيعات أو ضريبة الخصم , وبالتالي يتم التأثير مباشرة فى حسابات العملاء والحسابات الأخرى .

أذون التسليم

تقوم ادارة المخازن بتسليم البضاعة الصادرة من ادارة المبيعات عن طريق اذن تسليم بضاعة كميات فقط يسلم لأمين المخزن لصرف البضاعة .

حجز البضاعة

تقوم الشركة بعمل حجز بضاعة بالأصناف الموجودة في أمر التوريد ولاتوجد بالمخازن ، أو البضاعة التي توجدبالمخازن و لا يرغب العميل بأستلامها في الوقت الحالي ، وبذلك يضمن عدم التصرف فيها .  

دورة التصدير

خطة بيع

تقوم إدارة المبيعات بعمل خطة بيعية خلال العام بالأصناف المراد بيعها مع الأخذ فى الإعتبار فترات الركود والرواج ويقوم النظام بتحديد نوع الخطة ( مستهدفة – مؤكدة – منفذة ) حيث بتم تقسيم السنة إلى 52 اسبوع .

فاتورة تصدير

وتنقسم إلى فاتورة مبدئية وفاتورة نهائية موضح بها الأصناف المراد بيعها للعميل مع تحديد الخدمات المقدمة وشروط السداد لكل فاتورة ، والوكيل الذي سوف يتسلم البضاعة ، ميناء الوصول وحساب البنك الذي سوف تحول عليه قيمة البضاعة ، كذلك نوع الشحن FOB-CIF-XFactory

كشف تخليص

ويتم ذلك من خلال المسئول بالشركة والذي يقوم بصرف بعض المصروفات فى الميناء مثل الإكراميات ، والمشال وخلافه ، ويقوم بعد ذلك بتسوية الكشف مع الإدارة المالية ، وقد يتم ذلك من خلال مكتب للتخليص .

طلب شحن للخارج

يمكن توفير قاعدة بيانات لإدارة التصدير بالمنشأة عن ( شركات الشحن – الحاويات – الوكلاء – شركات شحن العميل – الموانئ والمطارات ) سواء الجوية أو البحرية .

يمكن من خلال طلبات الشحن  تحديد نوع الشحن ( جوي – بحرى ) مع تحديد تاريخ الطلب وتاريخ الشحن وتاريخ دخول الشحنة المطار أو الميناء ، كما توفر نوعية الحاويات التي تم حجزها على الباخرة أو الطائرة مع تكلفة .
كل حاوية من الحاويات التي تقدمها شركات الشحن المختلفة .

 يمكن من خلال طلبات الشحن معرفة رقم البوليصة والتكاليف التي تحملتها شركة الشحن حتى وصول الشحنة إلى العميل الخارجي مع تحديد التاريخ الذي سيتم فيه شحن البضاعة إلي الخارج وأي مصروفات أخرى تم دفعها فى  المطار وبذلك يمكن معرفة كافة التكاليف الخاصة بفاتورة معينة بل يمكن معرفة تكاليف الصنف التي تكلفها حتى وصوله إلى العميل الخارجي .

أذون التسليم

ومن خلالها يتم تسليم البضاعة من المخازن ويتم تحميلها بالكونترات إلى الميناء أو المطار ، ويتم تحرير إذن صرف من المخزن بالكميات المصروفة .

حسابات العملاء

ملف كاملا لكل عميل موضحا بة اسم الشركة والعنوان وارقام التليفون والموقع الالكترونى وايضا مسئول المتابعه مع

هذا العميل .

تقسيم العملاء الى عملاء محليين وخارجيين .

امكانية تحديد  قائمة أسعار خاصه بكل عميل .

يتم التعامل مع كافة العملاء باى وسيلة سواء نقدى او اجل .

طرق سداد مختلفه سواء نقدى عن طريق الخزينة او شيكات بتواريخ استحقاق معينة او حتى تحويلات من البنوك .

وجود 4 خصومات على الفانورة .

يمكن تسجيل خدمات ما بعد البيع على الفاتورة .

تسجيل فواتير البيع  الخاصة بكل عميل موضحا تاريخ الفاتورة والاصناف وقيمة اى صنف وكذلك الخصومات التى بها سواء على الصنف او إجمالى الفاتورة وايضا اذا كان يتم تسجيل ضرائب مبيعات خاصه بها او ضرائب خصم ارباح تجاريه وصناعية ويتم احتساب صافى قيمة الفاتورة .

يتم عمل قيد يوميه آليا لكل فاتوره بيع او مرتد بيع بصافى الفاتورة المستحق بعد خصم اى اضافات او خصومات منها كضريبة المبيعات او ارباح تجارية وصناعية .

نبذة عن بعض تقارير المبيعات والتصدير

تقارير المبيعات

تقارير توضح قوائم أسعار البيع : حيث يمكن استخدام عدد لانهائي  لأسعار البيع  مثل : ( جملة – قطاعي – مستهلك ) بشكل شجري ، وذلك حسب متطلبات النظام ، والتي يمكن من خلالها تحديد السياسات البيعية وإلزام كافة فروع البيع بها .  

تقارير بيانات العملاء :  والتي توضح كافة البيانات عن العملاء ( اسم – عنوان – تليفون الخ ) ، وكذلك مناطق تواجد هؤلاء العملاء ، حيث يمكن تقسيم مناطق البيع إلى ( 5 ) مستويات ( رئيسية – فرعية ) ، حيث يمكن معرفة العملاء في كل منطقة سواء رئيسية أو فرعية ، وبالتالي معرفة مبيعات كل منطقة وكل عميل على حده وبالتالي الأصناف التي تم بيعها

تقارير مبيعات الأصناف :  ( تفصيلي – إجمالي ) ، ( أصناف – فئات – عملاء – مخازن – مناطق – شهور – يومياً )  والتي يمكن من خلالها معرفة قيمة المبيعات لأي صنف أو مجموعة أصناف في فرع معين أو جميع فروع الشركة في خلال شهر أو مجموعة شهور ، وفي أي منطقة ومعرفة العملاء الذين تم بيع البضاعة لهم في هذه المناطق . 

تقارير توضح نسب الربحية :  وذلك بمقارنة تكلفة الأصناف مع سعر بيعها وذلك لأي مستوى ( صنف – أصناف ) أو لعميل أو لعدة عملاء معينين ، أو منطقة أو عدة مناطق .

 تقرير يوضح الأصناف التي تم بيعها بأقل من التكلفة ، والتعرف من خلالها على الأسباب التي أدت إلى ذلك .

تقارير العملاء

مبيعات العملاء ( تفصيلي – إجمالي ) والذي يمكن من خلاله معرفة مبيعات الأصناف لعميل معين أو مجموعة عملاء .

حجم تعاملات ( عميل – عملاء ) من صنف معين أو مجموعة أصناف سواء كمية أو قيمـة .

تقرير العملاء الذين تجاوزوا حدود الائتمان .

فترات الائتمان والتي يمكن من خلالها مطالبة العملاء بالمستحق عليهم وبالتالي معالجة حجم المديونية وجدولة مديونية العملاء  .

 تغطية أرصدة العملاء والذي يبين حجم مديونية العملاء بعد استبعاد تسديداتهم من خلال الشيكات الواردة والتي لم يتم تحصيلها بعد .

أعمار ديون العملاء والذي يوضح مدى التزام العملاء بسداد الديون القديمة قبل السماح بمنحهم ائتماناً جديداً .

تقارير تبين أرصدة حسابات العملاء في أي وقت من العام ، وكافة المتحصلات من العملاء سواء نقداً أو بشيكات .

مديونية العملاء والذي يقدم تفصيلاً لحجم مديونية العملاء في مقابل كافة سداداتهم .

كما توفر المنظومة مجموعة من التقارير تخص حافز البيع المنصرف للعملاء ( صنف – أصناف ) لتحديد الأصناف المنصرفة كمية ًو قيمة .

تقارير مندوبي البيع

تقارير توضح حجم تعاملات مندوبي البيع سواء على المستوى ( الإجمالي – التفصيلي – العملاء ) .

مبيعات المندوبين على المستوى ( التفصيلي – الإجمالي – الأصناف – نقدي – آجل – كميات ) .

تقارير متحصلات مندوب – وكذلك مقارنة قيمة المتحصلات بحجم المبيعات الآجلـة .   

مديونية المندوبين بالشركة وذلك عن طريق الربط بين المندوبين والعملاء أو المندوب بمنطقة معينة وذلك من خلال تقارير مديونية ( المندوب – عملاء ) وبذلك يمكن الرقابة على مديونيات العملاء وبالتالي المدد الزمنية التي يقوم المندوب فيها بتحصيل المديونية منهم .

توفر المنظومة أيضاً مجموعة من التقارير التي تخص حافز البيع للمندوب سواء                  ( مندوبين – أصناف ) .

تقاير مندوبي التوزيع

توفر المنظومة حجم تعاملات مندوبي التوزيع ( إجمالي – تفصيلي – عملاء – أصناف ) كما توفر إمكانية التعرف على مبيعات مندوبي التوزيع سواء على المستوى ( إجمالي – تفصيلي – نقدي – آجل – كميات ) .

تقارير المناطق

يمكن من خلال هذه التقارير الوقوف على مبيعات مجموعة من الأصناف أو صنف معين في منطقة أو مجموعة مناطق سواء مناطق فرعية أو رئيسية وبذلك يتضح لإدارة المبيعات مساحة المناطق التي تم تغطيتها على مستوي الجمهورية .

معرفة العملاء في منطقة معينة أو مجموعة مناطق وحجم مبيعاتهم سواء ( النقدية أو الآجلة ) وبذلك يمكن معرفة أوجه القصور في منطقة معينة .

يمكن تعقب خطوط السير الخاصة بالمندوبين وذلك بإستخراج  تقارير توضح مبيعات المندوب سواء ( نقدي – آجل ) في المناطق المختلفة وبالتالي معرفة المناطق التي لم تتم تغطيتها من قبل المندوبين .

مجموعة من التقارير يمكن من خلالها تحديد حجم المبيعات ( صنف – أصناف ) بالمناطق ( كمية - وقيمة ) ، حيث توفر تقارير مبيعات منطقة أو مجموعة مناطق ( الأصناف – العملاء – المندوبين -  ……… الخ ) .

دورة الإنتاج والتكاليف الصناعية

خطة الإنتاج

يتم عمل خطة للإنتاج بناء على خطة المبيعات السنوية ومن خلال الخطة يتم توفير الموارد الآزمة من مواد خام ومستلزمات ، وكذلك توفير العمالة سواء عمالة دائمة او مؤقتة .  

أوامر الشغل

يمكن من خلال المنظومة تقسيم أوامر الشغل إلى :  

أوامر إنتاجية تخص إنتاج الشركة .

أوامر تشغيل للغير .  

أوامر تشغيل لدى الغير  وذلك عند قيام المنشأة بالتشغيل لدى المصانع الخارجية ويمكن من خلالها معرفة تكاليف كل أمر على حدة ونصيبه من المـواد والاجـور والتكاليف الصناعيـة غير المباشرة ، ويوضح بالأمر تاريخ بداية الامر وتاريخ نهايته والأصناف المراد إنتاجها بالأمر مع توضيح المقايسة النمطية لكل صنف .

الأقسام الإنتاجية

وهى الأقسام التي تتم بها العمليات التشغيلية مثل قسم اللحام والتركيب أو قسم التغليف
ويتم تحديد مساحة كل قسم وأسس توزيع المصروفات الصناعية الثابتة والمتغيرة ، مع تحديد العمليات التشغيلية بالقسم .

متابعة العمليات التشغيلية

يتم الرقابة داخل صالات التشغيل من خلال ساركى العامل لتحديد ساعات التشغيل لكل عامل على الأمر والعملية التشغيلية التي يقوم بها وتحديد اوقات العطل ، وهذا يفيد فى تحديد تكلفة الأمر بدقة ويتبين به مدى كفاءة العمالة داخل الشركة .
كما يتم تحديد ساعات التشغيل للآلات وذلك لتوزيع تكلفة القوى المحركة بدقة ويتم ذلك من خلال المشرفين على العمليات .

الأقسام الخدمية

وهى الأقسام التي تخدم العملية التشغيلية ولكن بطريقة غير مباشرة ، مثل قسم الصيانة بالمصنع وقسم المخازن وقسم الحسابات ، وهذه الأقسام تتكون بها تكاليف غير مباشرة يعاد توزيعها مرة اخرى على الأقسام الإنتاجية ، و يتم إعادة توزيع التكلفة المتجمعة في الأقسام الخدمية على الأقسام الإنتاجية بأي من طرق التوزيع المتعــارف عليهـا ( التبادلي – التنازلي – الانفرادي – الإجمالي ) ،وفقاً لنسب التوزيع المتعارف عليها بما يناسب كل صناعة على حده ،  أو التي يراها محاسب التكاليف .

توزيع المصروفات

بالنسبة لعناصر التكاليف الصناعية غير المباشرة بشقيها الثابت والمتغير ، فإنها تحمل على الأقسام الإنتاجية أو الخدمية ، إما بطريقة مباشرة ، وإما أن يعتبر العنصر تكلفة عامة ويتم توزيعه على مجموعة من الأقسام وفقاً لنسب التوزيع التي يراها محاسب التكاليف ويتم ذلك من خلال مستند توزيع المصروفات .

المقايسات النمطية

يتم عمل مقايسة لكل منتج على حدة ويوضح بها المواد الخام والمستلزمات لإنتاج وحدة المنتج وساعات التشغيل لكل عملية نشغيلية على حدة وهذا يفيد فى مراقبة الأداء وتحديد اوجه الإنحراف وبالتالي احكام الرقابة على التشغيل وقياس مدى كفاءة العامل .  

تسعير الإنتاج التام آليا

يتم استخراج معدلي التحميل ( الثابت – المتغير ) لكل قسم إنتاجي ، حيث يتم حساب معدل التحميل الثابت على أساس ساعات التشغيل القصوى ، ومعدل التحميل المتغير على أساس ساعات التشغيل الفعلية ، ويمكن حساب معدلات التحميل على أسس أخرى .
ويتم توزيع تكلفة الأقسام الإنتاجية على الأوامر الإنتاجية حسب ساعات التشغيل التي استفاد بها الأمر داخل القسم .

الإنتاج التام

يتم تخزين المنتج وتحويله إلى مخزن الإنتاج التام من خلال إذن إنتاج تام  ، موضح به امر الشغل  الذي تم الإنتهاء منه

تقارير التكاليف

تقارير الأوامر

توفر المنظومة تقارير يمكن من خلالها معرفة

تكلفة المواد المباشرة  المحملة على الأوامر الإنتاجية ( تفصيليإجمالي )
وأيضاً كميات هذه المواد وأصنافها وذلك من خلال أذون صرف المواد لكل أمر على حده ، وخلال فترة معينة .

تكلفة ساعات العمل المباشر على الأوامر الإنتاجية من خلال ساركي العامل حيث يتم حساب معدل أجر الساعة لكل عامل من عمال الإنتاج ، أيضاً يمكن معرفة عدد الساعات التي استغرقها الأمر الإنتاجي في الأقسام الإنتاجية سواء وقت ( أساسي – إضافي ) ، وذلك خلال فترة معينة .

تكلفة ساعات دوران الآلات التي استغرقها الأمر الإنتاجي داخل الأقسام الإنتاجية من خلال ساركي الآلة ، حيث يتم تسجيل تكلفة القوى المحركة ، ثم يتم حصر ساعات دوران الآلات على الأوامر المختلفة ليتم تحديد معدل تكلفة ساعة الدوران لكل آلة على حدة ، وذلك بناءً على قدرتها وقوتها الحصانية ، أيضاً يمكن معرفة عدد الساعات التي استغرقها الأمر الإنتاجي على الآلة خلال فترة معينة .

تقارير يمكن من خلالها معرفة التكاليف الصناعية غير المباشرة  التي تحملها الأمر الإنتاجي ، سواء تحملها بطريقة مباشرة  أو تم تخصيصها على الأقسام وأعيد توزيعها على الأوامر مرة أخرى .

يمكن استخراج تقارير توضح الأوامر الإنتاجية ( المنتهيةالمفتوحة ) ، والمدة الزمنية التي استغرقها الأمر الإنتاجي في صالات التشغيل حتى تم إغلاقه .

تقارير الأقسام الإنتاجية

تقارير بالمواد المنصرفة للقسم ( مستلزمات الإنتاج ) ، وتحديد كمياتها وتكلفتها .

تقارير يمكن من خلالها معرفة  ساعات العمل المباشر على الأوامر أو المراحل داخل القسم الإنتاجي وتكلفة هذه الساعات وتحديد الأوامر أو المراحل المستفيدة من هذه الساعات سواء ساعات ( أساسية – إضافية ) .

تقارير يمكن من خلالها معرفة ساعات العمل الغير مباشر ( تشغيل بدون أوامر ) بأنواعه المختلفة ( أعمال إشراف – مناولة مواد – تجهيز صالات التشغيل – ……… الخ ) .

تقارير يمكن من خلالها معرفة ساعات الأعطال سواء ( المسموح بها – غير المسموح بها ) داخل الأقسام الإنتاجية ، مع توضيح نوعية هذه الأعطال ( عدم وجود مواد – عطل كهربي – صيانة آلات …… الخ ) .

تقارير يمكن من خلالها معرفة ساعات دوران الآلات داخل القسم الإنتاجي ، وتحديد تكلفة هذه الساعات والأوامر ، أو المراحل المستفيدة من هذه الساعات .

تقارير يمكن من خلالها معرفة المصروفات الصناعية غير المباشرة داخل كل قسم إنتاجي ، سواء ما تم تحميله على القسم مباشرةً ، أو بعد توزيع تكلفة الأقسام الخدمية ، بأي من طرق التوزيع المتعارف عليها .  

تقارير توضح حجم الطاقة الغير مستغلة داخل كل قسم إنتاجي ، وتحليل عناصر التكاليف الصناعية غير المباشـرة   ( الثابتة – المتغيرة ) مع بيان معدلات التحميل ( الثابتة – المتغيرة ) .

تقارير الأقسام الخدمية

توفر المنظومة تقارير يمكن من خلالها معرفة المواد المنصرفة للأقسام الخدمية وتحديد كمياتها وتكلفتها .

تقرير المصروفات الصناعية غير المباشرة داخل كل قسم خدمي ، وتوزيع تكلفة هذا القسم على الأقسام المختلفة .

تقارير أخرى

حركة الإنتاج التام - تحليل المصروفات -  قائمة التكاليف لكل أمر .

معدلات الإنتاج - تقارير الإنحرافات .

الموارد البشرية

الهيكل التنظيمي

ويمثل الشكل التخطيطي لإدارات الشركة المختلفة (الرئيسية – الفرعية – الأقسام ) بداخل الشركة ، وهو عبارة عن هيكل شجري يبدا من الإدارة العليا وينتهي بالإدارات الدنيا والأقسام

البطاقة الوظيفية

وتمثل الشكل التخطيطي ( مدير مالي – مدير حسابات – محاسب –…………الخ ) مع بيان الدرجات الوظيفية لكل بطاقة وخبرات كل موظف ، ودرجة المؤهل التي   تستلزمه الوظيفة مع بيان الهدف منها .

سجل العاملين

بيانات التعيين الخاصة لكل موظف ( تاريخ التعيين – الإدارة أو القسم – التأمين الاجتماعي – الفرع - الوردية – نظام الأجر ………… الخ ) .

بيانات العامل الشخصية ( النوع – الحالة الاجتماعية – رقم البطاقة – المؤهل الدراسي .. الخ ) .

مفردات المرتب ( أساس المرتب – البدلات ) التي يحصل عليها العامل أو الموظف .

أستمارات التعيين .

اللوائح الإدارية

التي يمكن تهيئتها بحيث تناسب النظام وظروف العمل لأي شركة وتشمل :-

لائحة التأخيرات .

لائحة الإضافي .

لائحة الأجازات الرسمية .

لائحة المأموريات .

لائحة الجزاءات .

،، ويمكن من خلالها حساب الساعات الإضافية و المأموريات وقيمة ساعات العمل في أوقات الأجازات الرسمية .
- كذلك حساب قيمة الخصومات والمتمثلة في قيمة التأخير وذلك بالربط مع سجل الحضور والانصراف ، والاستقطاعات الأخرى كالتأمينات الإجتماعية والسلف وقيمة أي جزاءات أخرى

المجموعات الوظيفية

   ويمكن من خلالها تقسيم العاملين والموظفين إلى مجموعات لها بعض الخصائص المشتركة كنظام الأجر وساعات العمل اليومية واللوائح المطبقة عليها ، وورديات العمل الصباحية والمسائية .

أنظمة المرتبات

توجد عدة انظمة للمرتبات مثل

النظام الشهري .

نظام الاجر بالمدة  ( الأجر اليومي – الأسبوعى – فترات غير متساوية ) 

تقارير الموارد البشرية

تقارير المرتبات

توفر المنظومة كافة التقارير التي يمكن من خلالها مساعدة إدارة الموارد البشرية في تلبية احتياجاتها مثل :

كشوف مرتبات العاملين بالشركة بنظام الأجر ( الشهري – المدة ) .

تقرير يبين حالة العامل ، ومدة تعيينه ، والمتغيرات التي حدثت له خلال فترة خدمته ( Labor History ) .

كشوف التأمينات الإجتماعية .

يقوم النظام بإنشاء قيود المرتبات آلياً ، حيث يتم من خلاله معرفة ( المرتبات المستحقة - رصيد هيئة التأمينات الاجتماعية – ضرائب كسب العمل – حساب سلف العاملين ) .    

إمكانية ربط مرتبات الفنيين بنظام التكاليف الصناعية ، بما يوفر لمحاسب التكاليف كافة البيانات الخاصة بمرتبات الفنيين  .

( لتوزيعها بساركي العامل ) ، أو مرتبات إداري المصنع ( كإحدى بنود التكاليف الصناعية غير المباشرة ) .

الأصول الثابتة

تخطيط الأصول

يتم عمل مخطط كامل للشركة موضح به المباني – الأدوار الممرات – الغرف – الطوابق – المسطحات ، وذلك مفيد فى تحيد أماكن الأصول .

سجل الأصول

سجل شجري يوضح جميع الأصول المختلفة بالشركة من آلات ومعدات واجهزة مكتبية ومباني وخلافه .

حسابات الإهلاك

يتم ربط كل اصل بحساب الإهلاك الخاص به ، موضحا نسبة الإهلاك لكل أصل ونسبة إحتياطي إرتفاع أصول .

حركة الأصول

وهى الحركة التي تتم على الأصل أثناء عمره الإنتاجي  وتتمثل  في  شراء الأصل الثابت او استيراده ونقله من مكان إلى آخر او بيعه .

تكوين أصل ثابت

يتم إصدار أمر تكوين أصل داخل المنشأة مثل عملية تركيب الآلات بالمصنع ويحمل عليه جميع التكاليف التي تمت على الأصل حتى تشغيله .

تحريد الأصول

فى نهاية العمر الإنتاجي للأصل يتم تخريد الأصل أو إعادة تقييمه مرة اخرى إن كان صالحا للإستخدام .