نظام الفياض للمنشآت الزراعية

... يعتني نظام " الفياض للمنشآت الزراعية " بإدارة العمل في المزارع والمنشآت الزراعية وخاصة المنشآت الزراعية التي تعمل فى مجال تصدير الحاصلات الزراعية .
فيعتني نظام الفياض بإدارة أقسام المنشأة المختلفة ( المزرعة – محطة الفرز والتعبئة – التصدير ) , وذلك كنظام مالي متكامل ، ومن حيث نظام التتبع Traceability .

بالنسبة للمزرعة 

تبدأ من وضع خطة للزراعة بناء على خطة بيع للعملاء قبل بداية الموسم الزراعي ، تقسيم المزرعة إلى PLOTS ، من حيث المساحة ، نوع الزراعة ( أنفاق – صوب – نت -...الخ ) ، نوع المحاصيل ( محاصيل موسمية – أشجار معمرة ) - الكثافة فى المتر المربع ، المنتج المزروع من حيث عدد البذور ونوعها والشركة المنتجة ، متابعة العمليات الزراعية التي تتم على الـ  PLOTS الزراعية (  تقليب – تسطير- تجهيز –  تسميد - مكافحة بنوعيها حشري وفطري – جمع حشائش – تقليم – الحصاد ) ، متابعة عمليات الشراء للبذور والأسمدة وخلافه وصرفها على الأقسام أثناء الموسم الزراعي وصولا إلى المنتج النهائي في كل PLOT ( كمية – قيمة ) ، والحصول على رقم لوت LOT_NO ،كما يعتني بالشق المالي من حيث تتبع الدورة المستندية والمالية بالمزرعة واستخراج القوائم المالية الختامية للمزرعة في أي وقت .

بالنسبة للمحطة 

تبدأ من  شراء المحاصيل من المزرعة أو المزارع الأخرى ، وصرفها إلى التشغيل من خلال أذون صرف على أوامر  الفرز و التعبئة مع تتبع العمليات التشغيلية أثناء التشغيل ( كفرز أولي – غسيل – تجفيف – مسح – تحجيم - تعبئة – وزن – لصق استيكرز  ... الخ )  والحصول على رقم باتش Batch_NO  ، مع تتبع لرقم اللوت LOT_NO   منذ شراء المحاصيل و حتي المنتج النهائي كرتون معبأ ، و الحصول على تكلفة كل أمر على حدة من عناصر التكاليف المختلفة , كما يعتني بالشق المالي من حيث تتبع الدورة المستندية والمالية بالمحطة واستخراج القوائم المالية الختامية للمحطة في أي وقت . 

بالنسبة لشركة التصدير 

تبدأ من حصول الشركة على المنتج النهائي ( الكرتون المعبأ ) من المحطة والقيام بعمليات التصدير للخارج (  فاتورة التصدير  -  طلب حجز فراغ الشحن لشركة الشحن  -  إذن تسليم البضاعة  بالأصناف المطلوبة ( كمية وقيمة ) موضح بكل صنف رقم اللوت LOT_NO – ورقم الناتش BATCH_NO  ، على كل كرتونه تم تصديرها إلى العميل الخارجي ) , كما يعتني بالشق المالي من حيث تتبع الدورة المستندية والمالية بالمحطة واستخراج القوائم المالية الختامية للمحطة في أي وقت . 

اختبارات الجودة والتحاليل 

( مبيدات Pesticide  للمنتج - عناصر ثقيلة Heavy Metals -  Microbiology  ) وذلك للتأكد من سلامة المنتج  منذ زراعته وحتى وصوله إلى العميل الخارجي ، كما يقوم النظام بإعداد طلب شهادة مراقبة ( Request for Certificate of Control ( للمنتجات المباعة خارج الإتحاد الأوروبي ، ومن اجل تصدير منتجات عضوية إلى داخل الاتحاد الأوروبي.

مكونات نظام الفياض للمنشآت الزراعية

م
اســـــم النظــام  (Module  )
1
نظـام الحسـابـات العامــــة

( نقدية – بنوك – تسويات – عهد –  العملات الإجنبية -  مراكز التكلفة والربحية –
سجل الأصول الثابتة – الإقرارات الضريبية - ...... الخ)

2
نظام حسابات المخازن ومراقبة المخزون

( حد الطلب - بطاقات حركة الأصناف – جرد وتقييم المخزون  - المخزون الراكد – معادلة المخزون  - التحويلات والعهد -  ....الخ )

3
نظـام المبيعـات وحسابات العمـلاء

( قوائم الأسعار - طلبات و أوامر البيع -  مقايسات بيعية - مبيعات محلية –  التصــدير - ...الخ)

4
نظـام المشتريات وحسابات الموردين

(طلبات وأوامر الشراء - مشتريات محلية – استـيراد - ....الخ )

5
نظـام الإنتاج و التكـــاليف الزراعية والإنتاجية

- المزرعة :-(  تحديد الأقسام الزراعية – إصدار الأوامر الزراعية – المقايسات الزراعية - قوائم التكاليف – حساب تكلفة المنتج الزراعي )
----------------
- المحطة :-(تحديد الأقسام  الإنتاجية – أوامر التعبئة والتغليف – المقايسات النمطـــية 
- قوائم التكاليف –  حساب تكلفة الكرتون المعبأ )

6
نظـام الموارد البشرية

(كشوف المرتبات  – سجل الحضور و الانصراف  – اللوائح الإدارية – المجموعات الوظيفية – ضرائب الدخل)

7
نظام التتبع ( Tractability System )

(Quality Reports – Traceability Reports – Certificates)

مميزات نظام الفياض

مميزات خاصة بنظام المزرعة 


  • يعتمد النظام على أسلوب تتبع الحاصلات الزراعية ، طبقا لـ Lot_no and Batch_no .
  • Lot_no  لتتبع المنتج فى مرحلة الزراعة  (  تحليل عناصر  (  كمبوست – تربة – ماء ) - مبيدات Pesticide   -
    عناصر ثقيلة
    Heavy Metals ) .
  • Batch_no لتتبع المنتج في مرحلة التجهيز للبيع أو التصدير   (Microbiology – جودة – Hygiene  ) .
  • المرونة في تحديد رقم Lot_no  بناء على طلب العميل والأسلوب المتبع لديه.
  • استخدام رقم الـ     PLU ( Pricing labeling Unit ) ، كأسلوب عالمي وفريد فى تكويد الأصناف الزراعية ، مع إمكانية استخدام أي نظام آخر للعميل .
  • النظام يقوم بتسجيل تقارير الجودة وتسجيل التحاليل المختلفة (  تحليل عناصر  (  كمبوست – تربة – ماء ) - مبيدات Pesticide   -  عناصر ثقيلة Heavy Metals - Microbiology – جودة – Hygiene  ).
  • متابعة العمليات الزراعية بالمزرعة ( الري – التسميد – المكافحة – الحصاد .......الخ  ) ، مع تحديد تكاليف العمليات لكل قسم زراعي PLOT ، من جميع عناصر التكاليف المختلفة .
  • تحديد تكلفة الوحدة من المنتج الزراعي  بالكيلو في نهاية الموسم الزراعي ، وذلك بالربط بالنظام المالي .
  •  يمكن التعامل مع النظام واستخراج  التقارير طبقا للمواسم الزراعية أو الدورة الزراعية للمنتج  أو  السنوات
    المالية من خلال النظام المالي المتبع بالشركة ، بحيث لا يوجد تعارض في استخراج التقارير على أي مستوي
    .

مميزات خاصة بنظام المحطة 

  • يعتمد النظام داخل المحطة على أسلوب تتبع الحاصلات الزراعية ، طبقا لـ Lot_no and Batch_no .
  • Lot_no  ، وذلك لتتبع المحاصيل الزراعية التي يت شراها من المزارع المختلفة سواء مزرعة الشركة او مزارع موردين آخرين .
  • Batch_no لتتبع المنتج من مرحلة شراه مرورا بالعمليات التشغيلية داخل المحطة حتى تجهيزه كمنتج نهائي
    ( كرتون معبأ ) ، بحيث تكون الكرتون مسجل عليه
    Bar Code    يمثل Lot_no and Batch_no .
  • متابعة العمليات التشغيلية بالمحطة  ( الفرز – الغسيل - التجفيف – التعبئة -....الخ  ) ، مع تحديد تكاليف العمليات التشغيلية بالمحطة ، من جميع عناصر التكاليف المختلفة .
  • تحديد تكلفة الوحدة من المنتج النهائي  ( كرتون معبأ ) ، وذلك بالربط بالنظام المالي .

مميزات خاصة بنظام التصدير 

  • يقوم النظام بتتبع المنتج النهائي منذ تصديره حتى وصوله للعميل الخارجي ،
  • تتبع المنتج من خلال فاتورة العميل الخارجي – شركة الشحن – ميناء السفر – ميناء الوصول – ظروف الشحن ونوعيته من حيث الشحن الجوي أو البحري
  • جميع التكاليف التي حدثت على المنتج النهائي المصدر ( مصاريف الشحن الداخلي – مصاريف التخليص ) وذلك من خلال طلبات الشحن shipping declaration   ، كشف مصروفات التخليص – اذون التسليم  .
  • تحديد تكلفة الوحدة من المنتج النهائي  ( كرتون معبأ ) ، وذلك بالربط بالنظام المالي .

Business process Definition & Implementation Plan

دورة النظام داخل المزرعة

يتم تحديد الأقسام الزراعية بالمزرعة ( Plots ) طبقا لتقسيم العميل المصدق عليه في شهادة EUROPGABORGANIC- NOP  ..... الخ مع تحديد :-
    • كود القسم المزروع.                        
    •  مساحة القسم  بالمتر المربع .
    •  نوع القسم   (  أنفاق  - صوب بلاستيك – صوب -  نت - .....) . 
      يتم تحديد المحصول المطلوب زراعته طبقا للآتي :-
  • كود المنتج المزروع و نوعه ( خيار – فاصوليا –  ...الخ ، أشجار معمرة كالموز  -البرتقال ...الخ  )
  •  تاريخ الزراعة وتاريخ الحصاد  والكمية المتوقعة .
  •  البذرة  من حيث ( النوع - العدد - الشركة  المنتجة -  ورقم اللوت  Lot_no ).
    العمليات التي تتم على  القسم ( PLOT ) بداية من تجهيز الأرض الزراعية (  تقليب – تسطير- تجهيز – 
    تسميد - مكافحة بنوعيها حشري وفطري – جمع حشائش – تقليم – الحصاد ) .
إصدار الأوامر الزراعية لزراعة كل منتج على حده حيث يتم الآتي :-
    • إصدار أذون صرف للمستلزمات والخامات من بذور وأسمدة ( كمية -وتكلفة ) ، على أمر الزراعة .
    • تحديد رقم للبلوت ( PLOT_NO ) المصروف عليه .
    • تحديد نوع العملية المصروف عليها إن أمكن.
    • الأيدي العاملة من حيث العدد و التكلفة و تقسيمها فى كل بلوت .
    • حساب أي مصروفات أخرى تم صرفها على المزرعة بطريقة غير مباشرة حيث يتم توزيعها على الأقسام  الزراعية بنسب توزيع متعارف عليها يتم تحديدها بالنظام مسبقا و من خلال ذلك يتم حساب تكلفة  زراعة كل منتج على حد

المستندات المالية والمخزنية المستخدمة في المزرعة

فاتورة الشراء 

 تقوم المزرعة بعمليات شراء الخامات اللازمة للزراعة من أسمدة وبذور وخلافه ، بحيث يقوم مدخل
البيانات بتسجيل فاتورة شراء في كل مرة يتم فيها الشراء موضح بها ، تاريخ الشراء ،  ونوع الشراء ( آجل – نقدي ) – المورد – الأصناف المشتراه كمية وقيمة  ، وعند الشراء يتم بذلك إضافة الرصيد إلى المحزن تلقائيا.

إذن صرف زراعة 

يتم صرف المستلزمات من بذور وأسمدة ومواد عضوية من خلال أذون صرف زراعة للمزرعة على الأقسام الزراعية Plots ، موضح بها تاريخ الصرف – نوع الخامات المصروفة كمية وقيمة ، وفى هذه الحالة يتم الخصم من مخازن المواد تلقائيا.

تقرير متابعة العمليات الزراعية 

يتم متابعة العمليات الزراعية التي تحدث بالمزرعة يومياً ( مثل عمليات التسميد – الري – الزراعة - المكافحة – الحصاد  - الخ  ) من خلال تقرير متابعة يومي ، يتم التسجيل به من خلال المدير المسئول بالمزرعة ، ويتم تسجيل جميع البيانات المتعلقة بالعملية الزراعية مثل ( اليوم والساعة التي تمت فيها العملية – نوع السماد والكمية و نوعية التسميد  والتركيز بالكجم / اللتر فى حالة عملية التسميد – إسم المبيد والكمية والتركيز وسبب الرش فى حالة عمليات المكافحة --- إلخ  ، مع تسجيل إسم المشرف المسئول عن العمليات المختلفة ) .

مستند تسجيل المصروفات الزراعية غير المباشرة 

يتم تسجيل جميع المصروفات التي يتم صرفها على المزرعة والعمليات الزراعية والأقسام من خلال مستند تسجيل المصروفات غير المباشرة ويتم توزيع المصروفات على الأقسام والأوامر الزراعية  حتى يمكن حساب تكلفة المنتج النهائي ( المحصول الزراعي ) .

ساركي العامل 

 يتم تسجيل ساعات التشغيل التي استغرقها العاملين بالمزرعة موضح بكل قسم زراعي عدد العاملين بكل قسم وساعات التشغيل ، وبالتالي عن طريق معرفة مرتب كل عامل يمكن توزيع مرتبات العاملين بالمزرعة على كل قسم زراعي ، فيتم بذلك معرفة نصيب كل منتج زراعي من تكاليف العمالة المباشرة ، أما العمالة المؤقتة عن طريق المقاولين يتم توزيعها مباشرة على كل قسم زراعي .

ساركي الآلة 

 يتم تسجيل ساعات التشغيل التي استغرقتها كل آلة تعمل بالمزرعة ، بكل قسم زراعي  وساعات التشغيل  التي قامت بها الآلة بكل قسم زراعي، وبالتالي يمكن توزيع إجمالي التكاليف لكل آلة ( تكاليف الوقود - إهلاكات التشغيل - الخ) ، فيتم بذلك معرفة نصيب كل منتج زراعي من تكاليف الآلات .

إذن إضافة - حصاد 

تتم عمليات الحصاد للمحاصيل المختلفة من خلال إذن إضافة ( حصاد ) حيث يوضح به تاريخ الحصاد
والمنتج الذي تم حصاده بالكيلو جرام – قيمة – رقم  القسم المزروع به المنتج ( البلوت ) والذي تم الحصاد منه ، و رقم المخزن الذي سيتم تخزين المنتج به ، ويقوم النظام بتوليد رقم لوت تلقائيا
lot_no   كما هو موضح سابقا

فاتورة بيع 

يتم بيع المحاصيل الزراعية إلى المحطة ( أو تحويلها فى حالة  المزرعة والمحطة كيان واحد ) أو  بيعها إلى أي عملاء آخرين عن طريق فاتورة البيع موضح بها ، اسم العميل – تاريخ البيع – المنتجات المباعة ( كمية وقيمة – مع رقم اللوت (Lot_no   ) لكل صنف على حدة  

إيصالات قبض وصرف النقدية - مستندات التسوية ..... إلخ 

وذلك للمعاملات النقدية التي تحدث بين المزرعة والأطراف الخارجية من حيث سداد المديونيات ، أو تسوية
عهد مالية على أصحاب العهد – تعاملات البنوك إن وجد ...... الخ.

دورة النظام داخل المحطة

تقوم المحطة  بعمليات الشراء والتي تشمل :-
  • شراء الكرتون ومواد التغليف والخامات الأخرى ( فى حالة قيام المحطة بذلك )
  • شراء المحاصيل الزراعية سواء من مزرعة العميل أو من موردي المحاصيل ( مزارع أخرى )  حيث :
  • في حالة الشراء من المزرعة تحصل المحطة على رقم Lot_no    من المزرعة
  •  في حالة الشراء من  المزارع الأخرى فسوف يقوم النظام بتوليد رقم لوت Lot_no    :
  • أما بالنسبة للمشتريات من مزرعة العميل يقوم مدخل البيانات بتسجيل فواتير الشراء من واقع فاتورة البيع الخاصة بمزرعة العميل ويقوم مدخل النظام بإدخال رقم اللوت  LOT_NO   الموجود بفاتورة  البيع .
تقوم المحطة بإصدار :-

أوامر الشغل ( أوامر فرز و تعبئة  )

    • تتم صرف الكميات من المحاصيل من مخزن الحاصلات بالمحطة على الأوامر .
    • تسجيل العمليات التشغيلية أثناء التشغيل ( كفرز أولي – غسيل – تجفيف – مسح – تحجيم ... الخ )
    • تتم صرف الكميات من الكرتون ومواد التعبئة والتغليف من مخزن المواد  بالمحطة على الأوامر .
    • تسجيل العمليات التشغيلية أثناء التشغيل ( تعيئة – وزن – لصق اسنيكرز  ... الخ ) .
    • حساب تكلفة الأيدي العاملة ( ساركي العامل ) الذي يوضح توزيع العمالة على أوامر الشغل  المختلفة .
    • ويقوم النظام بتحميل جميع التكاليف التي تحملتها المحطة للقيام بالعمليات التشغيلية  من أجور عمالة
      أو أي مواد أخرى .
    • عند الانتهاء من الأمر  وإقفاله يتم إضافة المنتج التام إلى  المخزن أو الثلاجة .
    • يتم استخراج الآتي :-
    • صنف مجهز ومعبأ ( كرتون معبأ ) وقابل للتصدير .
    • صنف خام مفروز متبقي يتم إرجاعه مره أخرى إلي المخزن لحين بيعه إلى السوق المحلي .
    • المنتج النهائي عبارة عن كمية + قيمة ( تكلفة المنتج )  + Batch_no + Lot_no .
  • وفيما يلي شكل يوضح كيفية إصدار أوامر  التجهيز للمنتج حتى الانتهاء منها كمنتج تام قابل للبيع أو التعبئة :
أوامر الشغل ( أوامر تشغيل للغير ) .

 وهى أوامر تخص العملاء ( عميل – عميل ) وتسمى أوامر تشغيل للغير  حيث :-
  • يتم الحصول على مواد التعبئة والتغليف ( الكرتون – الإستيكرز - ...الخ  ) والتي تخص كل عميل على حدة عن طريق  إذن إضافة ( مخزون الغير ) لأن المحطة تعتبر مسئولة أمام العملاء عن هذه الأصناف من حيث المحافظة عليها وتحمل تكاليف هذه المواد في حالة الإهمال  أو حدوث هالك كبير ، يتجاوز النسبة المتفق عليها مع العملاء ).
  • يتم صرف المحصول من مخازن المحصول الخام من المزرعة  ( كمية وتكلفة ).
  •  تسجيل العمليات التشغيلية أثناء التشغيل ( كفرز أولي – غسيل – تجفيف – مسح – تحجيم ... الخ )
  • يتم صرف المستلزمات الأخرى مواد التعبئة والتغليف ( الكرتون – الإستيكرز - ...الخ  )والتي تخص كل  
    عميل على حدة .
  • تسجيل العمليات التشغيلية أثناء التشغيل ( تعيئة – وزن – لصق اسنيكرز  ... الخ )
  • حساب تكلفة الأيدي العاملة ( ساركي العامل ) الذي يوضح توزيع العمالة على أوامر الشغل المختلفة .
  • ويقوم النظام بتحميل جميع التكاليف التي تحملتها المحطة للقيام بعملية التعبئة من أجور عمالة أو أي
    مواد أخرى .
  • عند الانتهاء من الأمر  وإقفاله يتم إضافة المنتج التام إلى  المخزن أو الثلاجة .
  • المنتج النهائي عبارة عن كمية + قيمة ( تكلفة المنتج )  + Batch_no + Lot_no .
  • قد تقوم المحطة بعمليات تشغيلية أخرى للعميل مثل Pre-cooling – Cooling – etc .
  • كما تقوم أيضا بخدمات  أخرى مثل Transporting  وخلافه .
يتم تسليم الكرتون المعبأ إلى العملاء بإصدار (  فاتورة تشغيل للغير ) موضح بها :-
  • تكلفة التعبئة ( نوع الصنف المعبأ – الكمية – قيمة التعبئة - Batch_no + Lot_no ) .
  • أي خدمات أخرى قامت بها المحطة مثل Pre-cooling – Cooling – Transporting - etc

تعليمات هامة بالمحطة

  • في حالة وجود أكثر من خط تجميع يقوم مدخل البيانات بإصدار رقم أمر شغل لكل خط على حدة حتى لو كان التجميع لنفس المنتج ، وذلك لمعرفة أوجه القصور  أثناء عملية التشغيل ومحاسبة المسئولين
  • عند إنهاء عملية الإنتاج التام للمنتج  يقوم النظام بإصدار رقم باتش جديد Batch_no  وبذلك يكون المنتج النهائي من الكرتون المعبأ ملصق عليه :- رقم اللوت LOT_no ورقم الباتش Batch_no   على هيئة Bar Code  .
  • عند تجميع  المنتج النهائي بالمحطة يجب أن يكون كل أمر شغل له رقم لوت LOT_NO  وحيد ، إذ أن وجود المنتج بعدة أرقام لوت في كرتونه واحدة سوف يؤدي إلى عدم معرفة اللوت المصاب في حالة وجود ( مشاكل جودة ، مبيدات ) و ماشابه ذلك عند إجراء الاختبارات على العينة ، لذا إذا كان الصنف تم شراه من مزرعة العميل  ونفس الصنف من مزرعة أخرى ويراد تجميع الصنفين يجب ان يجمع كل لوت على حدة بأمر شغل مختلف .
  • رقم الباتش Batch_no  رقم وحيد على مستوى النظام كله ومن خلال رقم الباتش يمكن تتبع الصنف منذ شراءه ومروره بجميع المراحل وحتى وصوله إلى العميل الخارجي .
  • فى حالة وجود مشكلة في البضاعة لدى العميل  يمكن معرفة السبب من خلال :
  • Lot_no  ( مبيدات ، عمليات زراعية )
  • Batch_no  ( جودة ،  تبريد ،  تعبئة )

(المستندات الماليةوالمخزنية المستخدمة في المحطة)PackingHouse Document Cycle

إذن إضافة - مخزون للغير 

عند إرسال العملاء مواد التعبئة والتغليف الخاصة بهم إلى المحطة وذلك لتعبئتها بالمحصول يجب اثبات الكميات الواردة من العملاء بإذن إضافة مخزون الغير ، وذلك لإثبات الكميات الواردة لحين صرفها ، حيث ان المحطة تعتبر مسئولة عنها أمام العملاء .

إذن دخول ووزن سيارة 

وذلك للمعاملات النقدية التي تحدث بين المزرعة والأطراف الخارجية من حيث سداد المديونيات ، أو تسوية تقوم المحطة  بالقيام بعملية وزن السيارة المحملة بالمحصول سواء من المزرعة أو الموردين الخارجيين ، ويتم حساب وزن السيارة محملة و فارغة وبذلك يمكن معرفة الوزن القائم والوزن الصافي للحمولة  ، وينم تسجيل جميع المعلومات التي تتعلق بالسائق من حيث الاسم و رقم الرخصة و رقم السيارة ، كذلك رقم أمر التوريد .

فاتورة الشراء 

تقوم المحطة  بعمليات شراء المحاصيل الزراعية من مزرعة الفياض أو أي موردين آخرين – موردي محاصيل وخلافه ، بحيث يقوم مدخل البيانات بتسجيل فاتورة شراء في كل مرة يتم فيها الشراء موضح بها ، تاريخ الشراء ،  ونوع الشراء ( آجل – نقدي ) – المورد – الأصناف المشتراه كمية وقيمة  ، وعند الشراء يتم بذلك إضافة الرصيد إلى المحزن تلقائيا ، ويتم إرفاق صورة من إذن الدخول مع الفاتورة للتأكد من الكمية المسلمة.

إذن صرف تشغيل ( تجهيز أو تعبئة ) 

 يتم صرف المحاصيل الزراعية التي تم شرائها من خلال أذون صرف تشغيل ( فرز ) وصرف المستلزمات الأخرى من كرتون ومواد تغليف  للمزرعة على الأقسام الإنتاجية بالمحطة من خلال أوامر تعبئة  ، موضح بها تاريخ الصرف – نوع الخامات المصروفة كمية وقيمة ، وفى هذه الحالة يتم الخصم من مخازن المواد تلقائيا.

ساركي عامل 

وذلك للمعاملات النقدية التي تحدث بين المزرعة والأطراف الخارجية من حيث سداد المديونيات ، أو تسوية يتم عمليات المتابعة اليومية أثناء عمليات التشغيل بالمحطة من خلال ( ساركي العامل ) حيث يسجل به أرقام العاملين على كل خط إنتاجي ( يوجد 3 خطوط إنتاج بالمحطة ) مع تحديد العملية التي يقوم بها كل عامل
( فرز – تنظيف – تعبئة – وزن – تغليق و لصق استيكرز ---- الخ  ) ، وكذلك مسئول الجودة على كل خط إنتاجي ، وذلك لمحاسبة مسئول الجودة في حالة وجود مشكلة جودة .

ساركي الآلة 

وذلك للمعاملات النقدية التي تحدث بين المزرعة والأطراف الخارجية من حيث سداد المديونيات ، أو تسوية يتم تسجيل ساعات التشغيل التي استغرقتها كل آلة تعمل بالمحطة وساعات التشغيل  التي قامت بها الآلة لكل أمر تشغيل ، وبالتالي يمكن توزيع إجمالي التكاليف لكل آلة ( تكاليف قوى المحركة - إهلاكات التشغيل - الخ) ، فيتم بذلك معرفة نصيب كل أمر تم بالمحطة من تكاليف الآلات .

إذن إضافة – أنتاج تام  

وذلك للمعاملات النقدية التي تحدث بين المزرعة والأطراف الخارجية من حيث سداد المديونيات ، أو تسوية قد يكون الإنتاج التام عبارة عن  محاصيل تم فرزها من خلال (  أذون الصرف – فرز  ) ، أو كرتون معبأ من خلال ( أذون صرف – تعبئة ) ويوضح بالمستند كود مخزن الإنتاج التام تخزين المنتج به و رقم الباتش الخاص بالأمر .

 فاتورة تشغيل للغير  

 كما هو موضح سابقا .

مستند تسجيل المصروفات غير المباشرة 

 يتم تسجيل جميع المصروفات التي يتم صرفها على المحطة والعمليات التشغيلية من خلال مستند تسجيل المصروفات غير المباشرة ويتم توزيع المصروفات على الأقسام والأوامر  حتى يمكن حساب تكلفة المنتج النهائي
( سواء منتج تم فرزه – أو منتج معبأ بالكرتون  ) .

إيصالات قبض وصرف النقدية - مستندات التسوية .......الخ

وذلك للمعاملات النقدية التي تحدث بين المحطة والأطراف الخارجية من حيث سداد المديونيات ، أو تسوية
عهد مالية على أصحاب العهد ...... الخ.

فاتورة بيع 

وذلك حيث يتم بيع المنتج النهائي ( كرتون معبأ ) أو تصديره  للعملاء .

التخطيط داخل شركة التصدير

تقوم شركة العميل بالآتي :-
  • شراء الكرتون المعبأ  من محطة الفياض للفرز والتعبئة وبذلك يمكن تصدير ذلك للخارج مباشرة ملصق عليه رقم اللوت ورقم الباتش
  • فى حالة عدم وجود محطة للتعبئة
  • تقوم الشركة بشراء  الكرتون ومواد التغليف والخامات الأخرى من الموردين ( موردي خامات ومستلزمات ) وتخزينها بمخزن الخامات بالشركة لحين صرفها إلى المحطة ( محطة أخرى بخلاف محطة العميل )
  •  إصدار أمر  تشغيل لدى الغير  حيث يصرف عليه الكرتون ومواد التغليف من أكياس و استيكرز  وخلافه وذلك لمعرفة تكلفة المنتج المعبأ من جميع عناصر التكاليف  .
  •   بعد الانتهاء من عملية التعبئة والحصول على المنتج النهائي ، تتسلم الشركة من المحطة ( فاتورة تشغيل من الغير ) موضح بها قيمة عملية التعبئة و التغليف وأي عمليات أخرى مثل  Pre-cooling – Cooling – etc ، وخدمات أخرى مثل النقل وخلافه.
  •   يقوم مدخل البيانات بالشركة بإدخال جميع عناصر التكلفة بمستند تسجيل المصروفات الصناعية غير المباشرة ، وقيمة كل عملية من العمليات التي تمت على أمر الشغل ( أمر تشغيل لدى الغير ) .
 يقوم مدخل البيانات بإثبات الأصناف المعبأة ( كمية وقيمة ) وإدخالها إلى مخازن الشركة ( مخازن الإنتاج التام ) وذلك عن طريق مستند ( إنتاج تام  ) كما هو موضح بالشكل .
  • فى حالة التصدير للخارج يقوم مدخل البيانات بإصدار المستندات الخاصة بالتصدير 
  •   فاتورة التصدير  Invoice Proforma    ،   فاتورة التصدير  Invoice Final .
  •  طلب حجز فراغ الشحن لشركة الشحن  Shipping Declaration
  • تكاليف الشحن  WB Costs
  •  إذن تسليم البضاعة  بالأصناف المطلوبة ( كمية وقيمة ) موضح بكل صنف رقم اللوت LOT_NO – ورقم الباتش BATCH_NO  ، على كل كرتونه تم تصديرها إلى العميل الخارجي .
  • يوفر النظام قاعدة بيانات كاملة عن التصدير  بداية من :-
  • المطارات والمواني .
  •  الحاويات الجوية والبحرية .
  •  شركات الشحن والتخليص .
  •  شركات الطيران والإبحار .
  • جهات التفتيش والمراقبة .
  • يقوم النظام بتتبع الصنف المصدر حتى وصوله للعميل الخارجي وحساب تكلفة الكيلو جرام منذ شراء  الصنف وحتى وصوله للعميل الخارجي

(المستندات الماليةوالمخزنية المستخدمة في شركة العميل)Export Document Cycle

فاتورة الشراء

تقوم الشركة  بشراء  الكرتون ومواد التعبئة والتغليف من الموردين بحيث يقوم مدخل البيانات بتسجيل فاتورة شراء في كل مرة يتم فيها الشراء موضح بها ، تاريخ الشراء ،  ونوع الشراء ( آجل – نقدي ) – المورد – الأصناف المشتراه كمية وقيمة  ، وعند الشراء يتم بذلك إضافة الرصيد إلى المحزن تلقائيا.
كما تقوم بشراء المنتج الزراعي من المحطة ( منتج مفروز ) ، من خلال فواتير الشراء لحين صرفها مرة أخرى للتعبئة بالمحطة

فاتورة التصدير  

تقوم الشركة  باعداد فاتورة التصدير الخاصة بالعميل الخارجي موضح بها الأصناف المصدرة من حيث العدد وسعر البيع بالعملة لكل صنف على حدة .

طلب شحن للخارج 

يتم اعداد طلب شحن للخارج موضح به جميع البيانات الخاصة بشركة الشحن ، تاريخ الشحن ، نوعية المعدات التي تم حجزها على الطائرة أو الباخرة ، نوعية الأصناف المراد شحنها

إذن تسليم بضاعة من المخزن

  1. يتم إعداد مستند تسليم للبضاعة المباعة لصرفها من المخزن موضح بكل صنف رقم اللوت LOT_NO – ورقم الباتش BATCH_NO  ، على كل كرتونه تم تصديرها إلى العميل الخارجي.

CLAIMS 

في بعض الأحيان يتم تقديم CLAIMS   من العميل في حالة حدوث إصابات بالمنتج المصدر أو أن البضاعة المصدرة غير مطابقة للمواصفات فى حالة عيوب جودة ، لذا تقوم الشركة بالبحث عن أسباب المشكلة وهل هي موجودة بالفعل أم لا  وذلك باستخراج التحاليل التي تمت على المنتج قبل تصديره أو الرجوع على المحطة فى حالة مشكلة بالجودة ومحاسبة المسئولين من مشرفي الجودة .

طلب شهادة مراقبة 

تقوم الشركة  بإعداد طلب شهادة مراقبة في حالة التصدير إلى الإتحاد الأوروبي أو خارج الإتحاد الأوربي ، ويتم الخصم من أرصدة  المحاصيل المراد تصديرها سواء كانت بالمزرعة أو من خلال موردي المحاصيل المعتمدين في جهات الأشراف .

إيصالات قبض وصرف النقدية – شيكات صادرة وواردة - مستندات التسوية .......الخ 

وذلك للمعاملات النقدية التي تحدث بين الشركة  والأطراف الخارجية من حيث سداد المديونيات ، أو تسوية
عهد مالية على أصحاب العهد – معاملات بنكية...... الخ.

متابعة الجودة

  • تقوم المنشأة  من حين إلى آخر بإجراء  التحاليل الآتية :
  • تحليل عناصر  (  كمبوست – تربة – ماء ).
  • مبيدات Pesticide  للمنتج
  • عناصر ثقيلة Heavy Metals .
  • Microbiology .
  • يتم ذلك في معامل مخصصة لذلك مثل مركز البحوث أو معامل وزارة الزراعة ، وقد يكون في بعض الأحيان في معامل أخرى خارجية وذلك للتأكد من خلوها من أي مواد كيماوية وقد تكون ذلك من مزارع أخرى غير مزرعة العميل  وذلك في حالة الشراء والتعامل معها ، ويقوم مدخل البيانات بتسجيل جميع البيانات اللازمة  من حيث رقم العينة ، اسم المعمل ، نوع المنتج ، رقم اللوت ، اسم المزرعة ، نتيجة العينة ( سلبية – إيجابية ) وفي حالة النتيجة إيجابية يتم توضيح نوع المبيد الذي تم اكتشافه والنسبة الموجودة وفيما يلي شكل يوضح ذلك

Traceability Problem Solution

ماذا يحدث عندما يبلغ العميل الخارجي شركة الفياض الزراعية عن وجود مشكلة مبيد  Pesticide  ، أو مشكلة جودة  Quality  فى المنتجات المصدرة إليه  :

1- بالنسبة لمشكلة وجود مبيد

  • يقوم النظام في هذه الحالة عن طريق البحث عن رقم اللوت الموجود على الكرتون المصدر للعميل حيث يقوم النظام باستخراج تقرير كامل ( Lot_no History ) للتأكد من أن رقم اللوت يخص الشركة وليس شركة\أخرى ، ومن خلال التقرير يمكن معرفة هل الصنف المصدر يخص مزرعة الشركة أم أن المحصول قدتم شراه من احد موردي  المحاصيل الزراعية التي تتعامل معها شركة الفياض
  • وفى حالة أن المحصول من مزرعة شركة الفياض ، يقوم النظام  ، باستخراج تقرير يوضح جميع العمليات الزراعية التي تمت على القسم الزراعي ( عمليات المكافحة Protection Processes    ) من حيث نوعية المبيد الذي تم رشه وتاريخ العملية وفترة الأمان ، كما يقوم النظام باستخراج تقرير يوضح جميع التحاليل التي تمت على القسم الزراعي فى مراكز التحليل المختلفة ( كمركز البحوث الزراعية – معمل التقنيات المركزي – أو أي مركز آخر خارجي ) موضح بالتقرير تاريخ العينات ونتيجة التحاليل التي تمت على القسم الزراعي وفى حالة أن النتائج سلبية ، يتم إرسال التقرير  إلى العميل الخارجي لإثبات عدم وجود مشكلة .

2- بالنسبة لمشكلة في الجودة

وذلك للمعاملات النقدية التي تحدث بين الشركة  والأطراف الخارجية من حيث سداد المديونيات ، أو تسوية
  • يقوم النظام في هذه الحالة عن طريق البحث عن رقم  الباتش Batch_no   الموجود على الكرتون المصدر للعميل حيث يقوم النظام باستخراج تقرير كامل ( Batch_no History ) للتأكد من أن رقم الباتش  يخص الشركة وليس شركة أخرى ، ومن خلال التقرير يمكن معرفة المقايسة الفنية التي تخص العميل و استخراج تقرير يوضح رقم امر الشغل ( امر التعبئة ) الذي يخص العميل ومعرفة مشرف الجودة والخط الإنتاجي الذي تم اعداد الأمر عليه بل ويمكن استخراج أسماء العاملين الذين قاموا بعمليات التشغيل المختلفة ، وبذلك يمكن محاسبة المسئول عنها  .
  •  قد تكون المشكلة لا تخص محطة التعبئة بل قد تحدث المشكلة مع شركة الشحن التي قامت بشحن البضاعة للعميل حيث لم توفر الظروف المناسبة لنقل المنتجات للعميل ( Shipping Conditions ) والتي يتم التنويه عنها من خلال طلب الشحن ( Shipping Declaration ) مثل درجة الحرارة ،  والرطوبة ، وبذلك يمكن محاسبة شركة الشحن عن التقصير الذي حدث .