نظام الفياض للتجارة وتوزيع السيا رات

تتشرف مجموعة الخبراء للنظم المالية والإدارية كشركة متخصصة فى أنظمة البرامج المحاسبية (Advanced & Basic ERP System )أن تقدم لعملائها من وكلاء وأصحاب معارض السيارات  , فى جمهورية مصر العربية .

(نظام الفياض لتجارة وتوزيع السيارات)

وهو نظام محاسبى لأصحاب معارض السيارات والوكلاء حيث أنه عُنى بمعالجة جميع المشاكل التى تقابل العاملين فى هذا القطاع بدأَ من شراء السيارات من الوكلاء أو إستيرادها من الخارج إنتهاءاَ الى البيع النهائى للعميل مما أدى الى توفير الوقت والجهد وإحكام الرقابه على جميع العمليات المحاسبية مع الأطراف الخارجية كالعملاء والموردين ،  وجميع العمليات الداخلية والتي تتم بين إدارات الشركة المختلفة من حيث الدورة المستندية وإحكام الرقابة عليها ، 

ونظراَ لكثرة هذة المشاكل وعدم وجود حلول جذرية للتغلب عليها ، كان لزاماَ على مجموعة الخبراء أن تقدم نظامها والذى عالج جميع المشاكل التى تواجه هذا القطاع والتى تواجه إدارات الشركة المختلفة ، و في الصفحات التالية ملخص لهذه المشاكل وكيف عالجها نظام الفياض .

المشكلات التي تواجه قطاع تجارة وتورزيع السيارات

من أهم المشكلات التى تواجه قطاع تجارة وتوزيع السيارات هى كيفية التعامل مع السيارات كأصناف يتم تداولها داخل المنشآة حيث أن السيارات ليست كصنف من الأصناف العاديه مكون من ( كود الصنف وإسم الصنف .... إلخ ) إنما تبدو المشكلة فى أن نوع السيارة الواحده عبارة عن أنواع بأرقام شاسيهات مختلفة وألوان مختلفة . لذا كان من الأهميه توفير بيانات مهمه مع كل سيارة تم شرائها أو بيعها

تتمثل فى :
  • رقم الشاسيه . 
  • الموديل .
  • رقم المحرك .
  • اللون . 
  • السعه اللتريه . 
  • الكماليات .

وفيما يلي تخطيط لشكل بيانات الأصناف الهرمي

ومع توافر هذه البيانات مع كل سيارة يتم معرفة العملاء ونوع السيارة المباعة من خلال تحليلات السوق وإقبال العملاء ويمكن معرفة نوع السيارة التى يكثر بيعها والألوان التى تناسب الذوق فى وقت معين

أوراق السيارة


بشهادة المنشأ وذلك لعمل ترخيص السيارة فى حاله بيعها وهذه الأوراق نظراَ لأهميتها يجب أن تكون الشركة على علم هل هذه الأوراق لدى الشركه الأم ( الوكيل ) أم تم تسليمها للشركة أم هى موجوده مع العميل لذا يوفر نظام الفياض أسلوباَ رائعاَ لتتبع الأوراق الخاصه بالسيارة مع كل سيارة مختلفة وأين هذه الأوراق .

حظر البيع

ليس كل سيارة تم بيعها يمكن للعميل أن يتصرف فيها بالبيع مرة أخرى وذلك فى حالة البيع بالتقسيط أو عن طريق البنك لذا يوجد ما يسمى بحظر بيع السيارة وذلك حتى يتم سداد آخر دفعة من ثمن السيارة أو أخر قسط وبذلك يتم فك الحظر عن السيارة وهذه الإمكانيه فى غاية الأهميه لأنها عمليه رقابيه متكامله على السيارات أثناء بيعها وأثناء مرور مده على بيعها تمنع من الوقوع فى الأخطاء .

الخطابات

ليس كل سيارة تم بيعها يمكن للعميل أن يتصرف فيها يقوم نظام الفياض بإستخراج الخطابات الخاصه بكل سيارة والتى تتمثل فى :
  • جواب المرور (ترخيص السيارة ) .
  • حظر الملكيه .
  • تجديد رخصة تسيير السيارة .

ويتم ذلك آليا من خلال النظام دون أى حاجه إلى مكاتبات خاصه ويوضح بكل
خطاب مواصفات السيارة من حيث رقم الشاسيه والموديل ....الخ  .

 


شراء وبيع السيارة

ليس كل سيارة تم بيعها يمكن للعميل أن يتصرف فيها هناك رسوم تفرض على السيارة فى حاله بيعها أو شرائها وتشمل هذه الرسوم الآتى :
  • ضريبه المبيعات .
  • خدمة الضمان .
  • رسم التنميه .
  • ضريبه خدمة الضمان .
  • ضريبه الخصم .

لذلك فى حاله تسجيل فواتير البيع أو الشراء يتم إدخال هذه البيانات ( إختياريه ) عند بيع السيارة أو شرائها. وبذلك تتوفر بيانات هامه فى حالة التعامل مع الجهات الضريبيه المختلفة

كمصلحة الضرائب على المبيعات ومصلحة ضرائب الخصم والمستحق لدى الشركه عند هذه الجهات أو مديونيه الشركة لديها مما يوفر نظاماَ متكاملاَ فى التعامل مع حسابات الضرائب والتى يمكن من خلالها إستخراج كلاَ من :

  • إقرار ضريبه المبيعات .
  • بيانات أصناف الضريبه .
  • نماذج ضريبة الخصم .

 

 

الإستعلام عن سيارة بمواصفات معينة

تتعامل معارض السيارات مع بعضها البعض من خلال البيع والشراء أو من خلال صرف عهدة لعدد معين من السيارات ( بصفة أمانه ) وقد يوجد لدى المعرض سيارات من معارض أخرى والعكس لذلك يحدث فى بعض الأحيان أن يذهب العميل لشراء سيارة من المعرض غير موجوده فى الوقت الحالى لذلك يوفر نظام الفياض طريقة سريعة للإستعلام عن رصيد السيارات بأنواعها وألوانها المختلفة عند باقى المعارض الأخرى بما يوفر الوقت والجهد فى الإتصال بالمعارض ومعرفة الرصيد عندهم وبذلك يمكن بيع السيارة وعدم ضياع فرصه بيعيه أكيده .

الوكلاء

فى حاله أن للشركة أو المعرض وكيل لإحدى شركات تصنيع أو إستيراد السيارات يوفر النظام أوامر التوريد والتى من خلالها يتم صرف حصص السيارات شهرياَ أو كل فترة معينه بأرقام الشاسيهات ومن خلال ذلك يتم معرفة ما تم إستلامه من الوكيل وما تبقى لديه من السيارات التى لم تسلم بعد ومن خلال ذلك يمكن الترويج لأنواع سيارات معينه فى الفترات المستقبليه وذلك من خلال توفر بيانات عن أنواع السيارات التى سوف تتسلمها الشركة فى الفترات القادمه .

السيارات المحجوزة

يمكن من خلال نظام الفياض حجز سيارة لعميل معين لحين إستلامها وعدم التصرف فيها وذلك من خلال مستند حجز بضاعة لحين تسليمها للعميل فى الوقت المحدد للإستلام وبذلك يمكن معرفة رصيد السيارات بمعارض ومخازن الشركة ومعرفة المحجوز منها والباقى من الرصيد المسموح به وذلك للتصرف فيه بالبيع أو الإيداع لدى معارض أخرى .

المندوبين وحوافز البيع

يقوم نظام الفياض بإنشاء خطط حوافز البيع والمتعلقة بمبيعات المندوبين من الأصناف المختلفة  والتي تتميز بالآتي :
    •  إنشاء عدد لا نهائي من خطط البيع وبفترات زمنية مختلفة .
    • يتم حساب الحوافز بأكثر من طريقة إما بنسبة أو قيمة لكل صنف مباع .
    • إمكانية تغيير قيمة الحافز أو نسبة الحافز على حسب الكمية المباعة من كل صنف .

 


المشاكل المحاسبية

،، يوجد العديد من المشاكل المحاسبية التي تواجه العاملين بإدارة الحسابات والتي تتمثل في :-
  • إستخراج كشوف الحساب للموردين والعملاء
  • متابعة كشوف الحساب الخاصة بالبنوك .
  • كشوف المصاريف النثرية
  • كشوف المرتبات والحضور والإنصراف والسلف والمرتبات
  • القوائم الختامية ونتائج الأعمال .
  • إستخراج إقرار ضريبه المبيعات شهرياَ .  

,, ونظرا لأن نظام الفياض يقوم على فكرة تسجيل المستند ، فإنه يقوم بعمليات الترحيل في جميع الحسابات وأرصدة المخازن في نفس لحظة التسجيل ، بدون عمليات الترحيل الروتينية الموجودة بالعديد من البرامج ، مما يوفر الوقت والجهد وبالتالي عدم وجود خطأ النسيان هل تم الترحيل أم لا ،
كما لا يوجد بالنظام مسألة الإقفال التي تتم في نهاية العام وإعداد قاعدة بيانات أخرى ، بل يمكن التعامل مع قاعدة البيانات لعدة سنوات وبذلك يمكن إستخراج كشوف حسابات لعدة سنوات ماضية .


أخيراً،يبقي السؤال ؟

لماذا  نظام الفياض لتجارة وتوزيع السيارات ؟
  • منظومة متكاملة ( Integrated System  )( نقدية  –  بنوك  –  مشتريات  –  موردين  –  مبيعات  –  عملاء  –  مندوبين  –  مخازن  –  استيراد  – 
    تصدير  –  تسويات – مرتبات – ضرائب …… الخ )  .
  • المنظومة متكاملة حيث يتم التسجيل بالمستند ( إيصال قبض  –  إيصال دفع  –  شيك صادر  –  شيك وارد  –  إشعار بنكي - فاتورة بيع –  فاتورة شراء  –  مستند تسوية ……… الخ ) ومن خلاله يتم إنشاء القيود المحاسبية آلياً بما يوفر الجهد والوقت ، ويتيح استخراج القوائم المالية والتقارير الختامية في أي وقت
  • دليل حسابات جاهز عبارة عن شجرة بأي عدد من المستويات  ( حيث يحتوي على الحسابات الرئيسية التي تناسب نشاط الشركة ) مع إمكانية إضافة أي حسابات فرعية ( عميل  –  مورد  –  عهد وسلف  –  أرصدة مدينة  –  أرصدة دائنة  –  مصروف …….. الخ  ) والتعديل في أي حساب أو إضافة أي مستويات أخرى مما يتوافق مع طبيعة نشاط الشركة .
  • التعامل مع العديد من العملات الأجنبية وإستخراج كشوف حساب وأرصدة الحسابات بأي عملة  .
  • يمكن التعامل مع أكثر من ( 99 ) فرع من فروع الشركة والربط بينهم ، كما يحتوي كل فرع على أكثر من ( 99 ) مخزن من مخازن الشركة و إمكانية الربط بينهم و إمكانية التحويل الآلي ( تحويل البضاعة آلياً بين المخازن الرئيسية والفرعية ) .
  • يمكن تقسيم الأصناف إلى ثلاث مستويات ( فئه رئيسيه –  فئات فرعيه – مجموعات سلعية ) بحيث يمكن إستخراج أي نوع من التقارير الخاصة بالمخزون أو المبيعات أو المشتريات لأي مستوى أو لجميعها مع توفير نظام الـ Barcode .
  • الوقوف على حجم مبيعات الأصناف وتصنيفها ( فئات  –  مجموعات –  مناطق ) حيث يمكن تقسيم مناطق البيع إلى ( 5 ) مستويات ويتم من خلالها معرفة حجم المبيعات في أي منطقة وعلى أي مستوى  كذلك النظام يوفر عدد غير محدد لقوائم أسعار البيع مثلاً ( جملة – قطاعي – مستهلك - ......... الخ ) حسب متطلبات النظام .
  • معرفة أرصدة العملاء بسهولة وحجم مديونياتهم وكذلك فترات الائتمان لكل عميل على حده ، وحدود  الائتمان ومعرفة العملاء الذين تجاوزوا حدود وفترات الائتمان  بحيث يمكن مراقبة المديونيات وجدولتها وكيفية سدادها.
  • تعاملات المندوبين ومديونياتهم وتوزيعهم على أي مستوى مع إمكانية ربط العملاء بالمندوبين أو ربط المندوبين بالمناطق خلالهم ومعرفة حجم المبيعات والمديونيات لكل مندوب على حده .
  • معرفة أرصدة الموردين بسهولة وحجم الدائنية وكذلك فترات الائتمان لكل مورد على حده ، وحدود  الائتمان وفترات الائتمان  بحيث يمكن مراقبة الدائنية وجدولتها وكيفية سدادها.
  • يمكن الوقوف على ( أرصدة المخزون بالمخازن  –  تقييم المخزون  –  معدل الدوران  –  المخزون الراكد – معادلة المخزون – معادلة الاستخدام ) وإجراء عمليات التسويات الجردية ومقارنة الجرد الفعلي مع الجرد اليدوي واستخراج تقارير فروق الجرد ( كمية ، قيمة ) وبذلك يمكن معرفة أوجه القصور في رقابة المخزون .
  • يتم تقييم المخزون بطريقة المتوسط المتحرك أو طريق التكلفة أو السوق أيهما أقل وهي أحد الطرق المعتمدة لتقييم المخزون  عند إستخراج القوائم المالية .
  •  سجل الحضور والإنصراف لحساب وقت العامل ( يدويـاً أ، آليـاً ) ، و كشوف المرتبات ،  اللوائـح الإداريـة وتشمـل ( لائحة التأخيرات ، لائحة الإضافي ، لائحة الأجازات الرسمية ، لائحة المأموريات ، لائحة الجزاءات ) .
  • توفير كافة التقارير لمساعدة إدارة المشروع في اتخاذ القرار ، حيث يمكن الحصول على أكثر من 500  تقرير تخدم جميع إدارات الشركة ( إدارة الحسابات  –  إدارة المخازن  –  إدارة المبيعات  –  إدارة المشتريات) .
  • نظـراً لأن النظـام يقوم بإنشاء قيـود اليـومية آلـياً فمن الممكن طباعة قيود اليومية سواء ( قيـد لكـل حركـة على حـدة ) أو ( قيـد يـومية على مستوى اليـوم لكـل يوميـة ) ممـا يساعـد على إعـداد الدفاتر الخاصة بمصلحة الضـرائب ، مما يضمن عـدم الخطـأ أو النسيـان في حـالة إعـداد ذلك يدويـاً . 
  • مساعدة مراقبي حسابات المشروع في أداء مهامهم نظراً لإتاحة تقارير تسهل من اعمال المراجعة واكتشاف الأخطاء .
  • تسجيل البيانات في خطوات بسيطة من خلال شاشات واضحة وسهلة الإستخدام .
  • عرض الرسائل التحذيرية للمستخدم لمساعدته على تلاشي الأخطاء .     
  • الحماية والسرية التامة للبيانات سواء في عمليات الدخول أو عرض التقارير بنظام متعدد المستويات حيث يمكن لبعض المستخدمين عرض بعض التقارير دون الآخر كما يمكن تحديد العمليات من      ( إضافة – تعديل – حذف – عرض ) لكل مستند من مستندات الإدخال ، مع معرفة من المستخدم الذى قام بعملية التسجيل لمستند معين ، كما يمكن تحديد بعض الحسابات المهمة أو الحساسة بمستويات من السرية بحيث لا يمكن الإطلاع عليها سوى أشخاص معينين بالشركة كالمدير المالي او أي شخص آخر .
  • يتوفر بالمنظومة مكتشف الأخطاء ( الباحث ) ويمكن من خلاله اكتشاف أخطاء المستخدمين والتنبيه عليها ومعرفة الحسابات الشاذة أو الأرصدة السالبة بالمخازن أو بتكلفة صفر أو قيود غير متزنة في حالة إدخال بعض القيود يدويا .
  • إمكانية إعادة إنشاء جميع القيود المحاسبية لجميع المستندات بالنظام بطريقة آلية في حالة حدوث انهيار بالبيانات الموجودة لأي أسباب خارجة عن طبيعة العمل ……….. الخ .
  • التوافق مع المعايير المحاسبية المصرية في شكل ومضمون القوائم المالية مع قانون الضريبـة على الدخل  رقم 91 لسنة 2005 
  • إمكانية الاستخدام بواسطة عدة إدارات ومستخدمين سواء من خلال جهاز حاسب واحد أو من خلال شبكة متعددة الحاسبات (WAN – LAN  ) ، مع متابعة جميع عمليات التسجيل والتشغيل لحظياَ  (Updated Data) .
  • عرض أكثر من قائمة على الشاشة في آن واحد .
  • يمكن للبرنامج تصدير التقارير في صورة ملفات ( Excel – PDF – Word –Web Pages )  .
  • تعمل الأنظمة على نظم تشغيل  : (Windows 7 / Windows server   ) .
  • تعمل الأنظمة على قواعد البيانات MSSQL Server .
  • توفر المنظومة عمليات النسخ Backup  للبيانات آليا .
  • إمكانية إضافة شعار  وبيانات الشركة علي التقارير التي ترغب الشركة في وضع شعار لها .
يقوم بإرسال التقارير المختلفة بخاصية البريد الإلكتروني لمتخذي القرار ,

أخيراً**


حتى وإن لم يكن هناك نية للشراء فلا يمنع ذلك
من رؤية النظام وتجربته فقد يغير هذا من وجهة نظرك ،
في كثير من الأمور و التعاملات التي تتم داخل منشأتك ،
فلن تخسر شيئا بل العكس من ذلك سوف ترى آخر ما توصل إليه نظام الفياض في مجال تجارة وتوزيع السيارات .