نظام الفياض لوكلاء السيراميك

تتشرف مجموعة الخبراء للنظم المالية والإدارية كشركة متخصصة فى أنظمة البرامج المحاسبية (Advanced & Basic ERP System ) أن تقدم لعملائها من وكلاء السيراميك  , فى جمهورية مصر العربية .

( نظام الفياض لوكلاء السيراميك )

وهو نظام محاسبى متخصص لشركات ووكلاء السيراميك حيث أنه عُنى بمعالجة جميع المشاكل التى تقابل العاملين فى هذا القطاع بدأَ من التعامل مع مصانع السيراميك الكبرى كمصانع كليوباترا أو الجوهرة إنتهاءاَ الى البيع النهائى للعميل مما أدى الى توفير الوقت والجهد وإحكام الرقابه على جميع العمليات المحاسبية مع الأطراف الخارجية كالعملاء والموردين ،  وجميع العمليات الداخلية والتي تتم بين إدارات الشركة المختلفة من حيث الدورة المستندية وإحكام الرقابة عليها ،
ونظراَ لكثرة هذة المشاكل وعدم وجود حلول جذرية للتغلب عليها ، كان لزاماَ على مجموعة الخبراء أن تقدم نظامها والذى عالج جميع المشاكل التى تواجه هذا القطاع والتى تواجه إدارات الشركة المختلفة ، و في الصفحات التالية ملخص لهذه المشاكل وكيف عالجها نظام الفياض
.

المشتريات والموردين

،، من أهم المشاكل التى تواجهها إدارة المشتريات هي :
  • قوائم أسعار الشراء . 
  • الزيادة القطعية . 
  • إتفاقيات التجار .
أولاَ: قوائم أسعار الشراء

،، نظراَ لأن مصانع السيراميك ترسل العديد من قوائم الأسعار التى تخص منتجاتها مثل شركة كليوباترا والجوهرة وقد يتم ذلك مرات عديدة خلال العام , وتقوم الشركة فى كل مرة بالتسجيل والتعديل فى قوائم الشراء لديها ونتيجة لذلك يضيع وقت كبير فى تعديل الأسعار وإدخال الأسعار الجديدة .
لذا قامت مجموعة الخبراء بإعداد نظام خاص لإعداد قوائم الشراء ويسمح هذا النظام بالآتى :

  • إدخال عدد لا نهائى من قوائم الأسعار لكل شركة أو مصنع على حده .
  • إمكانية نسخ قائمة سعر الى قائمة سعر أخرى والتعديل فى أسعار مجموعة من الأصناف دون عمل قائمة جديدة .
  • التعديل فى أى سعر لأى صنف أو مجموعة أصناف بإضافة نسبة تعديل (1 % أو 2 % مثلاَ ) كزيادة سعر لمجموعة من الأصناف ويتم ذلك بمنتهى السهولة واليسر .
  • الإحتفاظ بقوائم الأسعار القديمة لمعرفة تذبذب الأسعار خلال العام أو الأعوام السابقة لكل شركة أو مصنع سيراميك على حده .
  • إعداد القوائم الجديدة يتم فى دقائق معدودة .  
ثانياً : الزيادة القطعية

،، تقوم بعض الشركات مثل كليوباترا أو الجوهرة برفع أسعار الأصناف عن طريق " الزيادة القطعية " والتي تفرضها على وكلائها وموزعيها بعد الخصم وهذة العملية بدون وجود نظام الفياض تأخذ الكثير من الجهد فى إجراء العمليات المحاسبية وإستخراج السعر بعد الزيادة القطعية , وإستطاعت مجموعة الخبراء توفير نظام يساعد على إعداد ذلك فى دقائق معدودة . 

ثالثاَ : اتفاقيات التجار

* ويتم خلالها تنفيذ ما تم الإتفاق والتعاقد علية مع الموردين من حيث :
* الأسعار ونسب الخصم .         *  الزيادة القطعية .           * مدة سريان الإتفاق .
وبذلك يتم إستخراج هذا التعاقد أو الإتفاق على شكل قوائم مفصله تضمن عدم حدوث الأخطاء .

المخازن والأصناف المخزنة

،، وتتمثل المشاكل في :
  • تعدد الوحدات المستخدمة للصنف الواحد ( متر – كرتونة ) 
  • الأصناف المخزنة
  • الأصناف المحجوزة للعملاء
  • الأصناف الراكدة
  • الأصناف التالفة و المكسورة
  • من أهم المشكلات التى تواجه شركات السيراميك هى تعدد الوحدات المستخدمة فى فواتير البيع والشراء  واختلافها عن الوحدات المستخدمة فى المخازن من حيث أذون تسليم وإستلام البضاعة ،حيث يتم الشراء    من مصانع السيراميك بوحدة ( المتر ) مثلاَ ويتم إستلامها عن طريق المخازن ( بالكرتونة ) , وكذلك يتم   البيع بوحدة ( المتر ) ويتم التسليم بوحدة ( الكرتونة ) من المخازن وبهذا تمت معالجة المشكله عن طريق    تعدد وحدات القياس بنظام الفياض والذى بدورة يترجم عدد الكراتين الى أمتار والعكس مما يوفر الجهد    والوقت أثناء تسجيل عمليات الشراء والبيع والعمليات التى تتم على المخزون وبذلك يتم تقييم المخزون    الخاص بالشركة من حيث عدد الكراتين وقيمتها من كل صنف أو عدد الأمتار وقيمتها من كل صنف .    
  • بالنسبة للمخازن والمستودعات الكبيرة ونظرا لكثرة الأصناف المستخدمة في قطاع السيراميك ، أصبح هناك صعوبة في مناولة الأصناف من حيث الإضافة والصرف ، وقد وفر نظام الفياض أماكن التخزين لكل مستودع على حدة والصنف الموجود به بحيث أصبح يوفر الجهد والوقت في التعامل مع الأصناف من حيث نقلها من أماكن التخزين وتسليمها إلى العميل ، حيث اصبح من المعروف مكان تخزين كل صنف على حدة.
  • إمكانية معرفة الأصناف الراكدة والتي لم تباع خلال مدة معينة ، بحيث يتم تحفيز المندوبين ببيعها حيث وجود مثل هذه الأصناف دون معرفتها أولا بأول يؤدي إلى تضخيم قيمة المخزون بدون داع ، وصعوبة    التخلص منها مما يؤدي إلى بيعها بخسارة .
  • الأصناف التالفة والمكسورة والموجودة في مخازن الشركة نتيجة لسوء التخزين ، والإهمال والتي يمكن فصلها عن الأصناف الأخرى وبيعها .

المبيعات والعملاء

وتتمثل مشاكل العملاء والمبيعات في :-
  • قوائم الأسعار
  • البضاعة المحجوزة
  • طلبات البيع
  • أوامر التوريد
  • فواتير البيع ( النقدي – الآجل )
  • خدمات ما بعد البيع وتتمثل في

         خدمة النقل  ، خدمة الرسم الهندسي والتصميم ، خدمة التركيب ، خدمات أخرى .

،، تقدم منظومة الفياض حلاَ سهلاَ لهذه المشاكل من خلال مجموعة من الإجراءات والتقارير التي لا تخل بالدورة المستنديه أو المحاسبية الخاصة بالشركة ويضفي على أداء الشركة شيئاَ من التميز والإنسيابية في العمل ومنها ما يلي :

  • إصدار أوامر توريد خاصة بكل عميل على حده ومن خلالها إصدار مستندات حجز البضاعة لهذا العميل .
  • منع الصرف من البضاعة المحجوزة إلا بعد انتهاء مدة الحجز أو إلغاء الحجز بعد إعلام العميل .
  • إمكانية معرفة أرصدة المخازن والمتمثل في الرصيد الحر والمحجوز ومعرفة تفاصيل الأرصدة المحجوزة بأسماء العملاء وأرقام مستنداتهم وتاريخ الحجز وبيانات العملاء وأيضاَ معرفة أرصدة الأصناف المحجوزة بشكل إجمالي مما يسهل اتخاذ القرار المناسب .
  • إمكانية تصدير أوامر التوريد إلى فواتير البيع وذلك يساعد على توفير الوقت والجهد فى عملية الإدخال وتقليص احتمالية الخطأ في الإدخال .
  • إمكانية معرفة الأصناف المطلوب حجزها وليس لها رصيد فعلى بالمخازن مما يسهل عمل طلب شراء بهذه الأصناف وتفعيل خاصية الحد الأعلى والحد الأدنى وحد الطلب لهذه الأصناف التي يوفرها نظام الفياض مما يحد من التعرض مرة أخرى لحالة عدم كفاية الرصيد .
  • إمكانية معرفة الأصناف المتبقية لكل عميل على حده أو لكل العملاء ككميات فقط أو (كميات + قيمة ) .
إمكانية معرفة الأصناف التي تم تسليمها والأصناف التي لم يتم تسليمها فى تقرير واحد ( ككميات فقط أو كمية + قيمه ) لطلب معين أو لجميع طلبات العميل حيث أنه يمكن أن يكون لكل عميل أكثر من طلب ويمكن إستخراج التقرير بشكل إجمالي لكل الطلبات أو بشكل تفصيلي لكل طلب على حده .

 


وتتمثل مشاكل العملاء والمبيعات في :-

المندوبين وحوافز البيع

و يقوم نظام الفياض باعداد المقايسات التقديرية لكل مشروع قبل البدء فيه ،

يقوم نظام الفياض بإنشاء خطط حوافز البيع والمتعلقة بمبيعات المندوبين من الأصناف المختلفة
والتي تتميز بالآتي :

    •  إنشاء عدد لا نهائي من خطط البيع وبفترات زمنية مختلفة .
    • يتم حساب الحوافز بأكثر من طريقة إما بنسبة أو قيمة لكل صنف مباع .
    • إمكانية تغيير قيمة الحافز أو نسبة الحافز على حسب الكمية المباعة من كل صنف .

المشاكل المحاسبية

،، يوجد العديد من المشاكل المحاسبية التي تواجه العاملين بإدارة الحسابات والتي تتمثل في :-
  • إستخراج كشوف الحساب للموردين والعملاء
  • متابعة كشوف الحساب الخاصة بالبنوك .
  • كشوف المصاريف النثرية
  • كشوف المرتبات والحضور والإنصراف والسلف والمرتبات
  • القوائم الختامية ونتائج الأعمال .
  • ضرائب المبيعات وضرائب الدخل

,, ونظرا لأن نظام الفياض يقوم على فكرة تسجيل المستند ، فإنه يقوم بعمليات الترحيل في جميع الحسابات وأرصدة المخازن في نفس لحظة التسجيل ، بدون عمليات الترحيل الروتينية الموجودة بالعديد من البرامج ، مما يوفر الوقت والجهد وبالتالي عدم وجود خطأ النسيان هل تم الترحيل أم لا ،

كما لا يوجد بالنظام مسألة الإقفال التي تتم في نهاية العام وإعداد قاعدة بيانات أخرى ، بل يمكن التعامل مع قاعدة البيانات لعدة سنوات وبذلك يمكن إستخراج كشوف حسابات لعدة سنوات ماضية .

أخيراً،يبقي السؤال ؟

لماذا  نظام الفياض لوكلاء السيراميك ؟

منظومة متكاملة ( Integrated System  ) ( نقدية  –  بنوك  –  مشتريات  –  موردين  –  مبيعات  –  عملاء  –  مندوبين  –  مخازن  –  استيراد  – 
تصدير  –  تسويات – مرتبات – ضرائب …… الخ )  .

  • المنظومة متكاملة حيث يتم التسجيل بالمستند ( إيصال قبض  –  إيصال دفع  –  شيك صادر  –  شيك وارد  –  إشعار بنكي - فاتورة بيع –  فاتورة شراء  –  مستند تسوية ……… الخ ) ومن خلاله يتم إنشاء القيود المحاسبية آلياً بما يوفر الجهد والوقت ، ويتيح استخراج القوائم المالية والتقارير الختامية في أي وقت .
  • دليل حسابات جاهز عبارة عن شجرة بأي عدد من المستويات  ( حيث يحتوي على الحسابات الرئيسية التي تناسب نشاط الشركة ) مع إمكانية إضافة أي حسابات فرعية ( عميل  –  مورد  –  عهد وسلف  –  أرصدة مدينة  –  أرصدة دائنة  –  مصروف …….. الخ  ) والتعديل في أي حساب أو إضافة أي مستويات أخرى مما يتوافق مع طبيعة نشاط الشركة .
  • التعامل مع العديد من العملات الأجنبية وإستخراج كشوف حساب وأرصدة الحسابات بأي عملة  .
  • يمكن التعامل مع أكثر من ( 99 ) فرع من فروع الشركة والربط بينهم ، كما يحتوي كل فرع على أكثر من ( 99 ) مخزن من مخازن الشركة و إمكانية الربط بينهم و إمكانية التحويل الآلي ( تحويل البضاعة آلياً بين المخازن الرئيسية والفرعية )
  • يمكن تقسيم الأصناف إلى ثلاث مستويات ( فئات رئيسية – فئات فرعية – مجموعات سلعية ) بحيث يمكن استخراج أي نوع من التقارير الخاصة بالمخزون أو المبيعات أو المشتريات لأي مستوى أو لجميعها مع توفير نظام الـ Barcode .
  • الوقوف على حجم مبيعات الأصناف وتصنيفها ( فئات  –  مجموعات –  مناطق ) حيث يمكن تقسيم مناطق البيع إلى ( 5 ) مستويات ويتم من خلالها معرفة حجم المبيعات في أي منطقة وعلى أي مستوى  كذلك النظام يوفر عدد غير محدد لقوائم أسعار البيع مثلاً ( جملة – قطاعي – مستهلك - ......... الخ ) حسب متطلبات النظام .
  • معرفة أرصدة العملاء بسهولة وحجم مديونياتهم وكذلك فترات الائتمان لكل عميل على حده ، وحدود  الائتمان ومعرفة العملاء الذين تجاوزوا حدود وفترات الائتمان  بحيث يمكن مراقبة المديونيات وجدولتها وكيفية سدادها.
  • تعاملات المندوبين ومديونياتهم وتوزيعهم على أي مستوى مع إمكانية ربط العملاء بالمندوبين أو ربط المندوبين بالمناطق خلالهم ومعرفة حجم المبيعات والمديونيات لكل مندوب على حده .
  • معرفة أرصدة الموردين بسهولة وحجم الدائنية وكذلك فترات الائتمان لكل مورد على حده ، وحدود  الائتمان وفترات الائتمان  بحيث يمكن مراقبة الدائنية وجدولتها وكيفية سدادها.
  • يمكن الوقوف على ( أرصدة المخزون بالمخازن  –  تقييم المخزون  –  معدل الدوران  –  المخزون الراكد – معادلة المخزون – معادلة الاستخدام ) وإجراء عمليات التسويات الجردية ومقارنة الجرد الفعلي مع الجرد اليدوي واستخراج تقارير فروق الجرد ( كمية ، قيمة ) وبذلك يمكن معرفة أوجه القصور في رقابة المخزون .
  • يتم تقييم المخزون بطريقة المتوسط المتحرك أو طريق التكلفة أو السوق أيهما أقل وهي أحد الطرق المعتمدة لتقييم المخزون  عند إستخراج القوائم المالية .
  •  سجل الحضور والإنصراف لحساب وقت العامل ( يدويـاً أ، آليـاً ) ، و كشوف المرتبات ،  اللوائـح الإداريـة وتشمـل ( لائحة التأخيرات ، لائحة الإضافي ، لائحة الأجازات الرسمية ، لائحة المأموريات ، لائحة الجزاءات ) .
  • توفير كافة التقارير لمساعدة إدارة المشروع في اتخاذ القرار ، حيث يمكن الحصول على أكثر من 500  تقرير تخدم جميع إدارات الشركة ( إدارة الحسابات  –  إدارة المخازن  –  إدارة المبيعات  –  إدارة المشتريات) .
  • نظـراً لأن النظـام يقوم بإنشاء قيـود اليـومية آلـياً فمن الممكن طباعة قيود اليومية سواء ( قيـد لكـل حركـة على حـدة ) أو ( قيـد يـومية على مستوى اليـوم لكـل يوميـة ) ممـا يساعـد على إعـداد الدفاتر الخاصة بمصلحة الضـرائب ، مما يضمن عـدم الخطـأ أو النسيـان في حـالة إعـداد ذلك يدويـاً . 
  • مساعدة مراقبي حسابات المشروع في أداء مهامهم نظراً لإتاحة تقارير تسهل من اعمال المراجعة واكتشاف الأخطاء .
  • تسجيل البيانات في خطوات بسيطة من خلال شاشات واضحة وسهلة الإستخدام .
  • عرض الرسائل التحذيرية للمستخدم لمساعدته على تلاشي الأخطاء .     
  • الحماية والسرية التامة للبيانات سواء في عمليات الدخول أو عرض التقارير بنظام متعدد المستويات حيث يمكن لبعض المستخدمين عرض بعض التقارير دون الآخر كما يمكن تحديد العمليات من      ( إضافة – تعديل – حذف – عرض ) لكل مستند من مستندات الإدخال ، مع معرفة من المستخدم الذى قام بعملية التسجيل لمستند معين ، كما يمكن تحديد بعض الحسابات المهمة أو الحساسة بمستويات من السرية بحيث لا يمكن الإطلاع عليها سوى أشخاص معينين بالشركة كالمدير المالي او أي شخص آخر .
  • يتوفر بالمنظومة مكتشف الأخطاء ( الباحث ) ويمكن من خلاله اكتشاف أخطاء المستخدمين والتنبيه عليها ومعرفة الحسابات الشاذة أو الأرصدة السالبة بالمخازن أو بتكلفة صفر أو قيود غير متزنة في حالة إدخال بعض القيود يدويا كما توفر المنظومة .
  • إمكانية إعادة إنشاء جميع القيود المحاسبية لجميع المستندات بالنظام بطريقة آلية في حالة حدوث انهيار بالبيانات الموجودة لأي أسباب خارجة عن طبيعة العمل ……….. الخ .
  • التوافق مع المعايير المحاسبية المصرية في شكل ومضمون القوائم المالية مع قانون الضريبـة على الدخل  رقم 91 لسنة 2005 
  • إمكانية الاستخدام بواسطة عدة إدارات ومستخدمين سواء من خلال جهاز حاسب واحد أو من خلال شبكة متعددة الحاسبات (WAN – LAN  ) ، مع متابعة جميع عمليات التسجيل والتشغيل لحظيا  (Updated Data) .
  • عرض أكثر من قائمة على الشاشة في آن واحد .
  • يمكن للبرنامج تصدير التقارير في صورة ملفات ( Excel – PDF – Word –Web Pages )  .
  • تعمل الأنظمة على نظم تشغيل  : (MS Windows 95/ 98/ 2000/ XP   ) .
  • تعمل الأنظمة على قواعد البيانات MSSQL Server .
  • توفر المنظومة عمليات النسخ Backup  للبيانات آليا .
  • إمكانية إضافة شعار  وبيانات الشركة علي التقارير التي ترغب الشركة في وضع شعار لها .
يقوم بإرسال التقارير المختلفة بخاصية البريد الإلكتروني لمتخذي القرار .

أخيراً**

عزيزي العميل لا تتردد في الاطلاع  على هذا النظام ،
حتى وإن لم يكن هناك نية للشراء فلا يمنع ذلك
من رؤية النظام وتجربته فقد يغير هذا من وجهة نظرك ،
في كثير من الأمور و التعاملات التي تتم داخل منشأتك ،
فلن تخسر شيئا بل العكس من ذلك سوف ترى آخر ما توصل إليه نظام الفياض في مجال تجارة وتوزيع السيراميك .