من أجل هذا الهدف تم تصميم نظام الفياض للمنشأت الزراعية حيث يغطي الدورة المستندية في 3 قطاعات مختلفة داخل المنشأة
تم تصميم نظام " الفياض للمنشآت الزراعية " لإدارة العمل في المزارع والمنشآت الزراعية وخاصة المنشآت الزراعية التي تعمل فى مجال تصدير الحاصلات الزراعية .
من أجل هذا الهدف تم تصميم نظام الفياض للمنشأت الزراعية حيث يغطي الدورة المستندية في 3 قطاعات مختلفة داخل المنشأة
- إدارة المزارع
- إدارة المحطات
- إدارة التصدير
بالإضافه إلي
- ادارة الجودة
- التتبع
- الدورة داخل المزرعة :-
تبدأ من وضع خطة للزراعة بناء على خطة البيع قبل بداية الموسم الزراعي ، حيث يتم الآتي :-
- تقسيم المزرعة إلى حوش زراعية PLOTS ، من حيث مساحة القسم ونوع القسم ( أنفاق – صوب – نت ) ونوع المنتج وتاريخ الزراعة والكمية المتوقعة.
- تحديد نوع الزراعة أنفاق –صوب – نت -...الخ و تحديد نوع المحاصيل - محاصيل موسمية – أشجار معمرة - الكثافة فى المتر المربع
- متابعة العمليات الزراعية التي تتم على الحوش مثل ( حشائش -تقليم - الحصاد - جمع تقليب - تسطير -
تسميد - مكافحة بنوعيها حشري وفطري ) - متابعة عمليات الشراء للبذور والأسمدة وخلافه وصرفها على الأقسام أثناء الموسم الزراعي وصولا إلى المنتج النهائي في كل حوشة ، وبذلك يتم المحصول من حيث الكمية والقيمة وبعد عملية الحصاد يتم الحصول علي رقم لوت LOT_NO ، لكل محصول على حدة من اجل نظام التتبع Traceability .
- يقوم النظام بتتبع التكاليف الزراعية منذ شراء البذرة حتى عملية الحصاد .
- الدورة داخل المحطة :-
تبدأ من شراء المحاصيل من المزرعة أو المزارع الأخرى ، وصرفها إلى التشغيل في المحطة من خلال :-
- أذون صرف على أوامر الفرز و التعبئة,ويتمتتبع العمليات التشغيلية أثناء التشغيل كفرز أولي – غسيل – تجفيف – مسح – تحجيم - تعبئة – وزن – لصق استيكرز ... الخ
- الحصول على رقم باتش Batch_NO ، مع تتبع لرقم اللوت LOT_NO منذ شراء المحاصيل و حتي المنتج النهائي كرتون معبأ
- الحصول على تكلفة كل أمر على حدة من عناصر التكاليف المختلفة
- ملصق يحتوي على الباركود ( lot_no _ batch_no) حيث يتم لصقه على الكرتون لأغراض التتبع Traceability
- يقوم النظام بتتبع التكاليف الصناعية منذ الحصول على المحصول حتى الحصول على الكرتون المعبأكما يعتني بالشق المالي من حيث تتبع الدورة المستندية والمالية بالمحطة واستخراج القوائم المالية الختامية للمحطة في أي وقت .
- دورة التصدير :-
- تقوم إدارة المبيعات بعمل خطة بيعية خلال العام بالأصناف المراد بيعها وتصديرها للعملاء مع الأخذ فى الإعتبار فترات الركود والرواج ويقوم النظام بتحديد نوع الخطة ( مستهدفة –مؤكدة – منفذة ) حي بتم تقسيم السنة إلى أسابيع 52 اسبوع
- تقوم إدارة التصدير بتصدير البضاعة للخارج من خلال اتباع الدورة المستندية الخاصة بالتصدير والتي تبدا من الفاتورة المبدئيه إنتهاء بتسليم البضاعه للعميل بالخارج وتحصيل قيمتها وتتكون الدوره المستندية بالمستندات الأتية :-
- الفاتورة المبدئية Performa invoice
- حجز البضاعة Booking
- الشهادة الجمركية Certification and documents
- طلب شحن للخارج Shipping declaration
- إذن التسليم Packing list
- طلب شحن نهائي Final Shipping Deceleration
- الفاتورة النهائية Final invoice
- فاتورة الشحن Shipping invoice
- فاتورة التخليص Clearance invoice
- المطالبات Claim
ادارة الجودة :-
- تقوم المنشأة من حين إلى آخر بإجراء التحاليل الآتية
- تحليل عناصر Elements analysis ( كمبوست –تربة – ماء ).
- تحليل مبيدات Pesticide analysis ( عناصر ثقيلة Heavy Metals ، Microbiology )
ويتم ذلك في معامل مخصصة لذلك مثل مركز البحوث أو معامل وزارة الزراعة ، وقد يكون في بعض الأحيان في معامل أخرى خارجية وذلك للتأكد من خلوها من أي مواد كيماوية وقد تكون ذلك من مزارع أخرى غير مزرعة العميل وذلك في حالة الشراء والتعامل معها ، وذلك للتأكد من سلامة المنتج منذ زراعته وحتى وصوله إلى العميل الخارجي ،
- كما يقوم النظام بإعداد طلب شهادة مراقبة ( Request for Certificate of Control )
للمنتجات المباعة خارج الإتحاد الأوروبي ، ومن اجل تصدير منتجات عضوية إلى داخل الاتحاد الأوروبي
التتبع
Traceability Problem Solution
ماذا يحدث عندما يقوم العميل الخارجي بإبلاغ الشركة المصدرة عن وجود مشكلة ؟
مشكلة مبيد Pesticide ، أو مشكلة جودة Quality فى المنتجات المصدرة إليه :-
- مشكلة وجود مبيد :
- يقوم النظام في هذه الحالة عن طريق البحث عن رقم اللوت الموجود على الكرتون المصدر للعميل حيث يقوم النظام باستخراج تقرير كامل( Lot_no History ) للتأكد من أن رقم اللوت يخص الشركة وليس شركة أخرى ، ومن خلال التقرير يمكن معرفة هل الصنف المصدر يخص مزرعة الشركة أم أن المحصول قدتم شراه من احد موردي المحاصيل الزراعية التي تتعامل معها شركة الفياض
- وفى حالة أن المحصول من مزرعة شركة الفياض ، يقوم النظام ، باستخراج تقرير يوضح جميع العمليات الزراعية التي تمت على القسم الزراعي ( عمليات المكافحةProtection Processes )
من حيث نوعية المبيد الذي تم رشه وتاريخ العملية وفترة الأمان ، كما يقوم النظام باستخراج تقرير يوضح جميع التحاليل التي تمت على القسم الزراعي فى مراكز التحليل المختلفة ( كمركز البحوث الزراعية – معمل التقنيات المركزي – أو أي مركز آخر خارجي ) موضح بالتقرير تاريخ العينات ونتيجة التحاليل التي تمت على القسم الزراعي وفى حالة أن النتائج سلبية ، يتم إرسال التقرير إلى العميل الخارجي لإثبات عدم وجود مشكلة .
- مشكلة في الجودة :
- يقوم النظام في هذه الحالة عن طريق البحث عن رقم الباتش Batch no المطبوع على الكرتون المصدر للعميل حيث يقوم النظام باستخراج تقرير كامل ( Batch_no History ) ، للتـأكد من أن رقم الباتـش يخص الشركة ، وليس شركـة أخرى ،
ومن خلال التقرير يمكن معرفة المقايسة الفنية التي تخص العميل و استخراج تقرير يوضح رقم امر الشغل ( امر التعبئة ) الذي يخص العميل ومعرفة مشرف الجودة والخط الإنتاجي الـــــذي تم اعداد الأمر عليه بل ويمكن استخراج أسماء العاملين الذين قاموا بعمليات التشغيل المختلفـة ، وبذلك يمكن محاسبة المسئول عنها . - قد تكون المشكلة لا تخص محطة التعبئة بل قد تحدث المشكلة مع شركة الشحن التي قامت بشحن البضاعة للعميل حيث لم تتوفر الظروف المناسبة لنقل المنتجات للعميل والتي يتم التنويه عنها من خلال طلب الشحن (Shipping Declaration)مثل درجة الحرارة ، والرطوبة ، وبذلك يمكن محاسبة شركة الشحن عن التقصير الذي حدث واتخاذ الإجراءات ضدها .