- دورة مقبوضات ومدفوعات الصندوق
· أيصال قبض
يتم عن طريقه استلام اى متحصلات نقديه سواء من جهات خارج الشركه مثل العملاء او من جهات داخليه مثل متحصلات مندوبي البيع ا تسويه بعض العهد او تحويلات من البنك ... الخ
· أيصال دفع
يتم عـن طريقه تسجيل ســـداد اى الـتزام للشـركه عن طـريق الـخـزينه الخاصه بها مثل :-الموردين المصروفات –مرتبات – تحويل للبنك ...الخ
البنوك
· شيك صادر
هو سداد اى التزام على الشركه لاى جهة عن طريق البنك موضح به تاريخ إصدار الشيك ، تاريخ استحقاق الشيك والبنك الصادر منه والجهة المراد السداد لها.
· شيك وارد
هو تحصيل اى مديوينه للشركه من اى جهه مثل العملاء عن طريق البنوك الخاصه بهم موضحا به تاريخ تحصيل الشيك والبنك المحصل منه
إشعار اضافه بنكي
هو مستند بنكى لاثبات اى عمليات اضافه تمت على حساب البنك الخاص بالشركه او عمليات تحويل لسداد التزام للشركه مثل سدادات العملاء في حالة التصدير او عمليات اضافه مثل ( تحويل الفوائد الدائنه الي الحساب الجاري او عمليات رد المصروفات البنكيه ) .
· إشعار خصم بنكي
هو مستند بنكى لاثبات اى عمليات سحب تمت على حساب البنك الخاص بالشركه او عمليات تحويل لسداد التزام على الشركه مثل سدادات موردي الخارج فى حالة الاستيراد وكذلك عمليات فتح الاعتماد المستندى او عمليات خصم يقوم بها البنك مثل سداد مصروفات البنك او فوائد .. الخ
· خطاب ضمان
هناك نوعين من خطابات الضمات خطابات ضمان صادره وخطابات ضمان واردهوكلاهما مهم فى حالة تعامل الشركه عن طريق الدخول فى عمليات مناقصات او قيام جهات اخرى بعمل مناقصات داخل الشركه سواء كانت هذه الخطابات ابتدائيه أو نهائيه أو حتى دفعه مقدمة
الخدمات
· مستند إيراد
في حالة الشركات التي تقدم خدمات معينة لعملاءها ، مثل شركات النقل أو شركات التخليص الجمركي ، يتم عن طريقه تسجيل الخدمة المقدمة وسعر الخدمة , وموضح به انواع الضريبة المختلفة ، مثل ضريبة المبيعات والخصم والإضافة الخ
· مستند مصروف
وذلك عند طلب خدمة معينة ، من بعض الشركات التي تقوم بتقديم خدمات ، مثل خدمة نقل بضاعة إلى الميناء ، أو خدمة تخليص جمركي أو خدمات ضريبية ، حيث يمثل ذلك مصروف للشركة تتحمله فى سبيل الحصول على الخدمة ، ويتم تسجيل مستند الخدمة موضح به سعر كل خدمة على حد
الأكواد الإحصائية
والتي يمكن من خلالها الحصول على تحليل أكثر لبعض الحسابات بالشركة دون اللجوء إلى هذا التحليل بدليل الحسابات مما يؤدي إلى كثرة الحسابات بالدليل مما يحدث نوع من المجهود الكبير فى التعامل مع حساباته ( مثل تحليل بعض المصروفات البيعية مثل مصروفات السيارات بالشركات التى لديها مندوبي بيع وتوزيع لديهم سيارات ، فيمكن معرفة تكاليف كل سيارة من الوقود – الصيانة – قطع الغيار - ….. إلخ
نبذه عن نتائج الاعمال
- كشف حركه الخزينه
- كشوف الحساب
- كشف حساب تجميعي
- تقارير الشيكات الواردة
- تقارير الشيكات الصادرة
- مذكرة تسوية البنك
- تقارير الأستاذ المساعد / عام
- . تقارير حركة الحسابات الرئيسية – الفرعية
- تقرير يبين أصناف الضريبة وفئات الضريبة المختلفة
- نماذج الضريبة ( الخصم – الإضافة ) سواء المحصلة لحساب الشركة أو المحصلة لحساب الغير
- ميزان المراجعة العام
- تحليل حسابات الميزان من خلال موازين المراجعة الفرعية
- قائمه المركز المالي
- قائمة الدخل
- قائمه التدفقات النقديه بالطريقه المباشره والغير مباشره
- قايمة التغيرات في حقوق الملكية
دورة المشتريات
طلب الشراء
الطلبات المقدمة من قبل المخازن لادارة المشتريات والتى عن طريقها يتم تحديد احتياجات كل مخزن من مخازن الشركة لسد النقص لديها مع تحديد الاصناف المطلوبة وكذلك الكميات الخاصة بكل صنف و يتم فرزها من قبل إدارة المشتريات والتى تقوم بتقديمها للإدارة العليا لاعتمادها واتخاذ الاجراءات اللازمه لتنفيذها.
عروض الأسعار
تسجيل كافة العروض المقدمة من الموردين مع تحديد المورد والاصناف التى لديه استعداد لتوريدها للشركه مع تحديد الاسعار لكل صنف ومدة التوريد وأاى خصومات إن وجدت ومن خلال مقاررنة العروض يتم إختيار افضل عرض .
أمر التوريد
تقوم ادارة المشتريات باصدار امر توريد لكل مورد بناءا على اختيار افضل سعر وافضل جوده ، نع تحديد مدة للتوريد ، وذلك لسداد احتياجات ادارة المخازن المقدمة بطلبات الشراء والتى تم اعتمادها من الإدارة العليا
فاتورة المشتريات
يقوم الموردبإرسال فاتورة الشراء للشركة بالأسعار المتفق عليها قي أمر التوريد وذلك حسب الإتفاق على كيفية السداد نقدى أم آجل ، موضح بها جميع الخصومات والضرائب سواء ضريبة المبيعات أو ضريبة الخصم , وبالتالي يتم التأثير مباشرة فى حسابات المورد والحسابات الأخرى .
أذون التسليم
يتم به اثبات استلام ادارة المخازن البضاعة الواردة اليها موضحا تاريخ الاستلام ,والمخزن الذي تم استلام البضاعة له وكذلك الشخص الذي قام باستلامها وبذلك يقوم الاصناف بالمخزن .
دورة الاستيراد
- عقد إستيراد
في بعض الأحيان عند إستيراد الشركة لأصناف نت المورد الخارجي تقوم ادارة المشتريات بالأتفاق مع المورد الخارجي بتوريد الأصناف بسعر شراء محدد وفترات التوريد خلال مدة زمنية معينة ،وشروط السداد ،ويتم ذلك من خلال عقد إستيراد وذلك لضمان جدية التعامل ، وعدم تعرض الشركة لمخاطر نقص للمواد الخام الآزمة للتصنيع او خلافه خلال السنة .
- فاتورة إستيراد
يقوم المورد بإرسال فاتورة الأستيراد للشركة طبقا للعقد المبرم مع الشركة موضح بها كمية وقيمة البضاعة الواردة ، وذلك بعد فتح إعتماد مستندي من خلال البنك ، ويوضح بالفاتورة مصاريف الشحن بالعملة الأجنبية وأي مصروفات أخرى ، ويمكن توزيع مصروفات الشحن على الأصناف من خلال عدة طرق ، التكلفة أو الوزن او الحجم
- كشف التخليص
تقوم الشركة بالإتفاق مع مكاتب التخليص للقيام بتسلم البضاعة من الجمارك ، جيث يقوم المخلص الجمركي بدفع المصروفات المختلفة نثل الضريبة والأرضيات وخلافه ويقدم كشف للشركة موضح به المصروفات التي تمت .
- إذن التسليم
تقوم ادرة المخازن بأستلام البضاعة الواردة اليها بإذن استلام ، ويتم تسعير البضاعة آليا من خلال النظام بعد توزيع جميع المصروفات بسعر الصرف الخاص بها
دورة المبيعات
عروض الاسعار
عند طلب العملاء توضيح لأسعار بعض الأصناف التي تقوم الشركة بعمل عروض اسعار للعملاء موضح بها سعار الأصناف ومدة التوريد وشروط السداد وأي خصومات أو ضرائب يتحملها العميل
أمر التوريد
بعد الموافقة على الأسعار المقدمة بأرسال أمر توريد للشركة بالبضاعة المطلوبة طبقا للأسعار المتفق عليها من خلال العروض المقدمة أو من خلال قوائم أسعار البيع الخاصة بالشركة
فاتورة المبيعات
تقوم ادارة المبيعات بأصدار فاتورة بيع بالأسعار المتفق عليها قي أمر التوريد وذلك حسب الإتفاق على كيفية السداد نقدى أم آجل ، موضح بها جميع الخصومات والضرائب سواء ضريبة المبيعات أو ضريبة الخصم , وبالتالي يتم التأثير مباشرة فى حسابات العملاء والحسابات الأخرى
أذون التسليم
تقوم ادارة المخازن بتسليم البضاعة الصادرة من ادارة المبيعات عن طريق اذن تسليم بضاعة كميات فقط يسلم لأمين المخزن لصرف البضاعة
حجز البضاعة
تقوم الشركة بعمل حجز بضاعة بالأصناف الموجودة في أمر التوريد ولاتوجد بالمخازن ، أو البضاعة التي توجدبالمخازن و لا يرغب العميل بأستلامها في الوقت الحالي ، وبذلك يضمن عدم التصرف فيها
دورة التصدير
تقوم إدارة المبيعات بعمل خطة بيعية خلال العام بالأصناف المراد بيعها مع الأخذ فى الإعتبار فترات الركود والرواج ويقوم النظام بتحديد نوع الخطة ( مستهدفة – مؤكدة – منفذة ) حي بتم تقسيم السنة إلى أسابيع 52 اسبوع
تقوم إدارة التصدير بتصدير البضاعة للخارج من خلال اتباع الدورة المستندية الخاصة بالتصدير والتي تبدا من الفاتورة المبدئيه إنتهاء بتسليم البضاعه للعميل بالخارج وتحصيل قيمتها وتتكون الدوره المستندية بالمستندات الأتية
الفاتورة المبدئية Performa invoice
الشهادة الجمركية Certification and documents
طلب شحن للخارج Shipping declaration
طلب شحن نهائي Final Shipping Deceleration
الفاتورة النهائية Final invoice
فاتورة التخليص Clearance invoice
ويتم متابعة السدادات من خلال إشعارات الإضافة البنكية ومرقابتها جيدا من خلال نظام الحسابات العامة
نبذة عن بعض تقارير المبيعات والتصدير
تقارير المبيعات
تقارير توضح قوائم أسعار البيع : حيث يمكن استخدام عدد لانهائي لأسعار البيع مثلا : ( جملة – قطاعي – مستهلك ) بشكل شجري ، وذلك حسب متطلبات النظام ، والتي يمكن من خلالها تحديد السياسات البيعية وإلزام كافة فروع البيع بها
تقارير بيانات العملاء : والتي توضح كافة البيانات عن العملاء ( اسم – عنوان – تليفون الخ ) ، وكذلك مناطق تواجد هؤلاء العملاء ، حيث يمكن تقسيم مناطق البيع إلى ( 5 ) مستويات ( رئيسية – فرعية ) ، حيث يمكن معرفة العملاء في كل منطقة سواء رئيسية أو فرعية ، وبالتالي معرفة مبيعات كل منطقة وكل عميل على حده وبالتالي الأصناف التي تم بيعها
تقارير مبيعات الأصناف : ( تفصيلي – إجمالي ) ، ( أصناف – فئات – عملاء – مخازن – مناطق – شهور – يومياً ) والتي يمكن من خلالها معرفة قيمة المبيعات لأي صنف أو مجموعة أصناف في فرع معين أو جميع فروع الشركة في خلال شهر أو مجموعة شهور ، وفي أي منطقة ومعرفة العملاء الذين تم بيع البضاعة لهم في هذه المناطق .
تقارير توضح نسب الربحية : وذلك بمقارنة تكلفة الأصناف مع سعر بيعها وذلك لأي مستوى ( صنف – أصناف ) أو لعميل أو لعدة عملاء معينين ، أو منطقة أو عدة مناطق .
تقرير يوضح الأصناف التي تم بيعها بأقل من التكلفة ، والتعرف من خلالها على الأسباب التي أدت إلى ذلك
تقارير العملاء
مبيعات العملاء ( تفصيلي – إجمالي ) والذي يمكن من خلاله معرفة مبيعات الأصناف لعميل معين أو مجموعة عملاء
حجم تعاملات ( عميل – عملاء ) من صنف معين أو مجموعة أصناف سواء كمية أو قيمـة .
تقرير العملاء الذين تجاوزوا حدود الائتمان
فترات الائتمان والتي يمكن من خلالها مطالبة العملاء بالمستحق عليهم وبالتالي معالجة حجم المديونية وجدولة مديونية العملاء .
تغطية أرصدة العملاء والذي يبين حجم مديونية العملاء بعد استبعاد تسديداتهم من خلال الشيكات الواردة والتي لم يتم تحصيلها بعد .
أعمار ديون العملاء والذي يوضح مدى التزام العملاء بسداد الديون القديمة قبل السماح بمنحهم ائتماناً جديداً .
تقارير تبين أرصدة حسابات العملاء في أي وقت من العام ، وكافة المتحصلات من العملاء سواء نقداً أو بشيكات
مديونية العملاء والذي يقدم تفصيلاً لحجم مديونية العملاء في مقابل كافة سداداتهم .
كما توفر المنظومة مجموعة من التقارير تخص حافز البيع المنصرف للعملاء ( صنف – أصناف ) لتحديد الأصناف المنصرفة كمية ًو قيمة
تقارير مندوبي البيع
تقارير توضح حجم تعاملات مندوبي البيع سواء على المستوى ( الإجمالي – التفصيلي – العملاء )
مبيعات المندوبين على المستوى ( التفصيلي – الإجمالي – الأصناف – نقدي – آجل – كميات ) .
تقارير متحصلات مندوب – وكذلك مقارنة قيمة المتحصلات بحجم المبيعات الآجلـة .
مديونية المندوبين بالشركة وذلك عن طريق الربط بين المندوبين والعملاء أو المندوب بمنطقة معينة وذلك من خلال تقارير مديونية ( المندوب – عملاء ) وبذلك يمكن الرقابة على مديونيات العملاء وبالتالي المدد الزمنية التي يقوم المندوب فيها بتحصيل المديونية منهم .
توفر المنظومة أيضاً مجموعة من التقارير التي تخص حافز البيع للمندوب سواء ( مندوبين – أصناف ) .
تقاير مندوبي التوزيع
توفر المنظومة حجم تعاملات مندوبي التوزيع ( إجمالي – تفصيلي – عملاء – أصناف ) كما توفر إمكانية التعرف على مبيعات مندوبي التوزيع سواء على المستوى ( إجمالي – تفصيلي – نقدي – آجل – كميات .
تقارير المناطق
يمكن من خلال هذه التقارير الوقوف على مبيعات مجموعة من الأصناف أو صنف معين في منطقة أو مجموعة مناطق سواء مناطق فرعية أو رئيسية وبذلك يتضح لإدارة المبيعات مساحة المناطق التي تم تغطيتها على مستوي الجمهورية .
معرفة العملاء في منطقة معينة أو مجموعة مناطق وحجم مبيعاتهم سواء ( النقدية أو الآجلة ) وبذلك يمكن معرفة أوجه القصور في منطقة معينة .
يمكن تعقب خطوط السير الخاصة بالمندوبين وذلك باستخراج تقارير توضح مبيعات المندوب سواء ( نقدي – آجل ) في المناطق المختلفة وبالتالي معرفة المناطق التي لم تتم تغطيتها من قبل المندوبين .
مجموعة من التقارير يمكن من خلالها تحديد حجم المبيعات ( صنف – أصناف ) بالمناطق ( كمية - وقيمة ) ، حيث توفر تقارير مبيعات منطقة أو مجموعة مناطق ( الأصناف – العملاء – المندوبين - ……… الخ ) .
الموارد البشريه
الهيكل التنظيمي
ويمثل الشكل التخطيطي لإدارات الشركة المختلفة (الرئيسيه - الفرعية - الأقسام ) بداخل الشركة وهو عبارة عن هيكل شجري يبدا من الإدارة العليا وينتهي بالإداراة العليا وينتهي بالإدارات الدنيا والاقسام .
البطاقة الوظيفية
وتمثل الشكل التخطيطي ( مدير مالي – مدير حسابات – محاسب –…………الخ ) مع بيان الدرجات الوظيفية لكل بطاقة وخبرات كل موظف ، ودرجة المؤهل التي تستلزمه الوظيفة مع بيان الهدف منها.
سجل العاملين
بيانات التعيين الخاصة لكل موظف ( تاريخ التعيين – الإدارة أو القسم – التأمين الاجتماعي – الفرع - الوردية – نظام الأجر الخ بيانات العامل الشخصية النوع – الحالة الاجتماعية – رقم البطاقة المؤهل الدراسي مفردات المرتب ( اساس المرتب - البدلات ) التي يحصل عليها العامل او الموظف .
اللوائح الإدارية
( لائحة التأخيرات - لائحة الإضافي - لائحة الأجازات الرسمية - لائحة المأموريات - لائحة الجزاءات ) ويمكن من خلالها حساب الساعات الإضافية والمأموريات وقيمة ساعات العمل في اوقات الأجازات الرسمية .
كذلك حساب قيمة الخصومات والمتمثلة في قيمة التأخير وذلك بالربط مع سجل الحضور والانصراف ، والاستقطاعات الأخرى كالتأمينات الإجتماعية والسلف وقيمة أي جزاءات أخرى
المجموعات الوظيفية
ويمكن من خلالها تقسيم العاملين والموظفين إلى مجموعات لها بعض الخصائص المشتركة كنظام الأجر وساعات العمل اليومية واللوائح المطبقة عليها ، وورديات العمل الصباحية والمسائية
أنظمة المرتبات
توجد عدة انظمة للمرتبات مثل
النظام الشهري
نظام الاجر بالمدة (الأجر اليومي – الأسبوعى – فترات غير متساوية )
الاصول الثابته
تخطيط الأصول
يتم عمل مخطط كامل للشركة موضح به المباني – الأدوار الممرات – الغرف – الطوابق – المسطحات ، وذلك مفيد فى تحديد أماكن وجود الأصول
سجل الأصول
سجل شجري يوضح جميع الأصول المختلفة بالشركة من آلات ومعدات واجهزة مكتبية ومباني وخلافه
حسابات الإهلاك
يتم ربط كل اصل بحساب الإهلاك الخاص به ، موضحا نسبة الإهلاك لكل أصل ونسبة إحتياطي إرتفاع أصول
حركة الأصول
وهى الحركة التي تتم على الأصل أثناء عمره الإنتاجي وتتمثل في شراء الأصل الثابت او استيراده ونقله من مكان إلى آخر او بيعه
تكوين أصل ثابت
يتم إصدار أمر تكوين أصل داخل المنشأة مثل عملية تركيب الآلات بالمصنع ويحمل عليه جميع التكاليف التي تمت على الأصل حتى تشغيله
تخريد الأصول
فى نهاية العمر الإنتاجي للأصل يتم تخريد الأصل أو إعادة تقييمه مرة اخرى إن كان صالحا للإستخدام